Baza wyliczeń wynagrodzenia za urlop to składniki pensji wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu – niezależnie od tego, za jaki miesiąc one przysługiwały. Istotna jest więc data postawienia podwładnemu do dyspozycji określonego elementu płacy, a nie okres, za który jest on należny.
Ma to szczególne znaczenie przy przesunięciu wypłat na kolejny miesiąc, czyli w sytuacji, w której pracodawca wypłaca pensję za dany miesiąc w pierwszych dniach miesiąca następnego (najpóźniej 10. dnia kolejnego miesiąca).
Przykład
Pracodawca przelewający załodze pensję za dany miesiąc w terminie 10. dnia następnego miesiąca, z końcem lipca br. musi wypłacić kilku pracownikom m.in. wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Ustalając jego wysokość, ma obowiązek uwzględnić wynagrodzenie wypłacone w kwietniu, maju i czerwcu 2017 r., mimo że dotyczyło ono odpowiednio marca, kwietnia i maja.
Absencja w pracy
Zdarza się, że pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego – tj. 3 miesiące lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu albo przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe. W takiej sytuacji § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego nakazuje przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za płatny wypoczynek uwzględnianie najbliższych miesięcy, za które pracownikowi przysługiwały zmienne składniki płacy.
Przy czym nie zawsze należy „sięgać" do wcześniejszych miesięcy. „Cofanie" się do nich powinno mieć miejsce tylko wtedy, gdy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania w danym miesiącu ani jednego dnia, a nie braku wypracowanych godzin nocnych, nadliczbowych czy utraty prawa do składnika z powodu np. zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.
Przykład
Pracownik działu produkcyjnego jednej z łódzkich firm skorzystał w czerwcu 2017 r. z dwóch tygodni urlopu wypoczynkowego. W lutym, marcu i maju wypracował po 8 nadgodzin, za co na koniec każdego z ww. miesięcy otrzymał wynagrodzenie wraz z dodatkami. Innych składników zmiennych w bieżącym roku nie otrzymywał. W opisanej sytuacji do podstawy należnego mu wynagrodzenia urlopowego powinny wejść składniki stałe należne w czerwcu oraz wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wypłacone w okresie od marca do maja. W przedstawionych okolicznościach nie należało uwzględniać zapłaty za lutowe nadgodziny, gdyż nie ma to uzasadnienia.
Niewypłacenie należnego składnika
Czy składnik płacy, który nie został wypłacony, mimo że pracownik spełnił warunki do jego otrzymania i jego wysokość jest znana, powinien wchodzić do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego? Wydaje się, że słuszny jest pogląd, iż nie ma podstaw prawnych do uwzględnienia w bazie obliczeniowej wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (i świadczeń wyliczanych według tych samych zasad takich, jak np. ekwiwalent urlopowy) niewypłaconych zmiennych elementów pensji pracowniczej. W § 8 i § 16 rozporządzenia urlopowego mowa jest wszak o składnikach wypłaconych, a nie należnych.
Potwierdza to stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy (GIP) z 15 września 2010 r. (GPP-364-4560- 47-1/10/PE/RP). Mimo że dotyczyło ono obliczania wysokości odszkodowania przysługującego na mocy art. 55 § 11 k.p. pracownikowi, który rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec podwładnego, to jednak można je odnieść także do wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop oraz innych świadczeń podobnie wyliczanych. Jak wynika z przedmiotowego stanowiska, w przypadku, gdy pracownik spełnił przesłanki nabycia prawa do określonego składnika pensji, jednak pracodawca go nie wypłacił, pracownik jest uprawniony do dochodzenia roszczeń z tego tytułu na drodze sądowej. W ramach postępowania o zapłatę należnego elementu płacy, może on dochodzić również wyrównania kwoty wynagrodzenia czy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. ?
