Jeśli pracownik dostaje wynagrodzenie złożone wyłącznie ze składników stałych (np. stawka zasadnicza, dodatek funkcyjny lub stażowy), to jego wynagrodzenie netto przy korzystaniu z urlopu nie zmienia się w porównaniu z tym, jakie otrzymuje za miesiąc pracy. Ale gdy jest gratyfikowany również (lub wyłącznie) według składników zmiennych (np. stawki prowizyjne, akordowe czy za godziny nadliczbowe), wtedy nie będzie to ta sama kwota.

Gdy do wynagrodzenia zatrudnionego stosujemy powszechne przepisy prawa pracy, to pensję za urlop obliczamy mu według §6 -12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.), dalej rozporządzenie urlopowe. Stosujemy je np. do firm prywatnych i samorządowych (wszystkie jednostki samorządowe i urzędy) czy do urzędów państwowych. Ale już np. wynagrodzenie urlopowe nauczycieli, którzy podlegają przepisom Karty nauczyciela, liczymy zgodnie z rozporządzeniem ministra edukacji narodowej z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (DzU nr 71, poz. 737 ze zm.), dalej rozporządzenie urlopowe nauczycieli. I właśnie dla tych dwóch grup przedstawimy sposoby obliczania wynagrodzenia urlopowego.

Jeśli pracownik zarabia stałą stawkę miesięczną, wówczas w wynagrodzeniu urlopowym uwzględnia się ją w wysokości należnej mu w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Tak wynika z §7 rozporządzenia urlopowego. A więc bez względu na liczbę dni urlopu powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakby cały czas pracował.

Przykład 1

Na miesięczne zarobki pani Haliny składa się: 1800 zł wynagrodzenia zasadniczego, 450 zł dodatku funkcyjnego i 180 zł premii uznaniowej (10 proc. wynagrodzenia zasadniczego). W maju będzie ona korzystać z dwutygodniowego urlopu. Za ten miesiąc pracodawca powinien jej wypłacić łącznie 2250 zł (1800 zł + 450 zł), ponieważ uzyskuje składniki określone w stałej stawce miesięcznej. Wskazana kwota nie uwzględnia premii uznaniowej, ponieważ nie ma ona charakteru roszczeniowego, czyli pani Halina nie może domagać się jej wypłaty, gdyby pracodawca nie chciał z jakichś powodów jej wypłacać (por. wyrok SN z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00).

Znacznie trudniej jest wyliczyć wynagrodzenie urlopowe pracownika, który jest wynagradzany zarówno składnikami stałymi, jak i zmiennymi bądź wyłącznie zmiennymi. Tutaj trzeba trzymać się ściśle procedury. Konkretne wyliczenia zostaną pokazane na przykładzie pana Adama, zatrudnionego na cały etat w podstawowym systemie czasu pracy (osiem godzin na dobę i średnio 40 godz. tygodniowo). Na jego miesięczną pensję składa się: pensja prowizyjna w wysokości 7 proc. zapłaconych faktur sprzedaży, dodatek funkcyjny 500 zł i premia regulaminowa w stałej wysokości 300 zł. W lutym jego wynagrodzenie prowizyjne wyniosło 1360 zł, w marcu 1420 zł, w kwietniu - 1390 zł. W tym też czasie pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w wysokości: za luty 45 zł, za marzec 52 zł, za kwiecień 50 zł. W maju pan Adam wybiera się na tygodniowy urlop (pięć dni roboczych).

W podstawie wynagrodzenia urlopowego uwzględniamy wynagrodzenie (zasadnicze i inne jego składniki, wypłacane periodycznie i stale) oraz inne świadczenia ze stosunku pracy. Pomijamy składniki wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego, czyli:

- jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

- wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

- gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

- wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

- ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

- dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

- odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

- wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Z podstawy wyłączamy więc premie uznaniowe, wliczamy natomiast wynagrodzenie za godziny nadliczbowe oraz premię wypłacaną co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości (por. wyroki SN z 22 września 2000 r., IPKN33/00, i z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, oraz uchwała SN z 10 sierpnia 1976 r., IPZP39/76).

Składniki o stałej wysokości miesięcznej bierzemy w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu. Z kolei składniki zmienne przysługujące za okresy miesięczne -w łącznej wysokości wypłaconej podczas trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu, a gdy ich wysokość w poszczególnych miesiącach znacznie się waha - z 12 wcześniejszych miesięcy. Natomiast składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne) nie wpływają na podstawę wynagrodzenia urlopowego. Wypłaca się je w przyjętych terminach, traktując przy tym okres urlopu na równi z czasem wykonywania pracy (§ 12 rozporządzenia urlopowego).

W takim razie podstawa wynagrodzenia urlopowego pana Adama wynosi:

- ze składników stałych: 500 zł +300 zł = 800 zł¦ ze składników zmiennych: (1360 zł + 1420 zł + 1390 zł) + (45 zł + 52 zł +50 zł) = 4317 zł

- łącznie: 800 zł + 4317 zł = 5117 zł

By ustalić stawkę za godzinę pracy, dzielimy podstawę wynagrodzenia przez liczbę godzin, w których zatrudniony rzeczywiście wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Ale uwaga! W dalszych obliczeniach używamy wyłącznie podstawy wynagrodzenia złożonej tylko ze zmiennych składników. Bo stałe składniki są przecież wypłacane w takiej wysokości, jaka przysługuje w miesiącu wykorzystywania urlopu. Nie ma więc potrzeby ich przeliczania.

W podstawowym systemie czasu pracy w lutym było 160 godz. roboczych, w marcu 176, w kwietniu 160. Stawka za godzinę pracy pana Adama ze składników zmiennych wynosi zatem 8,70 zł {4317 zł : (160 godzin + 176 godzin + 160 godzin)].

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego wymaga pomnożenia stawki za godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie zatrudniony przepracowałby w trakcie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. A więc wynagrodzenie urlopowe pana Adama za pięć dni odpoczynku (5 dni x 8 godzin = 40 godz.) wyniesie:

8,70 zł x 40 godz. = 348 zł Oprócz tej kwoty za maj powinien otrzymać 800 zł ze stałych składników oraz wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.

Jak liczyć wynagrodzenie urlopowe dla pracownika, który nie przepracował pełnego okresu przed pójściem na urlop, a otrzymuje składniki zmienne? Według opisanych reguł, ale z jednym wyjątkiem. Do podstawy wynagrodzenia przyjmuje się:

- najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie - jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie,

- wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany - gdy przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru.

Przykład 2

Pan Andrzej podjął nową pracę 12 marca br., a na początku maja skorzystał z trzech dni urlopu. Jest wynagradzany stawką godzinową 12 zł za godzinę pracy bez żadnych dodatków. W marcu zarobił 1440 zł, w kwietniu 1920 zł. Należy mu się za nie wynagrodzenie urlopowe w wysokości 280,08 zł. Wynika to z następujących obliczeń:

- podstawa wynagrodzenia: 1440 zł + 1920 zł = 3360 zł

- stawka za godzinę pracy: 3360 zł : (126 godzin + 162 godzin) = 11,67 zł

- 11,67 zł x 24 godziny = 280,08 zł

Przykład 3

Pani Krystyna zarabia 11 zł za godzinę pracy i ma premię regulaminową. Przed dwutygodniowym urlopem w maju nie pracowała ani dnia. Od początku roku była na zwolnieniu lekarskim i otrzymywała zasiłek chorobowy, którego nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Zatem do obliczenia jej pensji za urlop przyjmujemy wynagrodzenie wypłacone w październiku, listopadzie i grudniu ubiegłego roku. Łącznie w tym okresie otrzymała 6740 zł, a przepracowała 488 godz. Za dwa tygodnie urlopu (10 dni roboczych x 8 godzin = 80 godz.) pracodawca powinien jej wypłacić wynagrodzenie urlopowe, obliczone w następujący sposób:

- podstawa wynagrodzenia: 6740 zł

- stawka za godzinę pracy: 6740 zł : 488 godz. = 13,81 zł

- wynagrodzenie urlopowe: 13,81 zł x 80 godz. = 1104,80 zł

To częsta sytuacja: pracownik rozpoczyna urlop w jednym miesiącu, a kończy w następnym. Co wtedy z jego wynagrodzeniem urlopowym? Gdy jest wynagradzany według stałych składników, pracodawca nic nie przelicza. Wypłaca za każdy miesięcy tyle, ile zatrudniony otrzymałby, gdyby przepracował faktycznie oba miesiące. Jeśli wynagrodzenie pracownika składa się ze zmiennych składników, podstawę wynagrodzenia urlopowego oblicza tylko raz. Żaden z przepisów rozporządzenia urlopowego nie wymaga bowiem osobnego liczenia podstawy dla każdego z miesięcy, na przełomie których pracownik przebywa na urlopie. Stąd dla urlopu rozpoczętego w jednym miesiącu a kontynuowanego w następnym tylko raz ustala się podstawę wynagrodzenia urlopowego.

Przykład 4

Pani Anna otrzymuje miesięcznie 1700 zł wynagrodzenia stałego i prowizję od utargu, która w lutym wyniosła 240 zł, w marcu 290 zł, w kwietniu - 310 zł. W maju pani Anna wybiera się na trzydniowy urlop (24 godziny), a do pracy wróci 5 czerwca. W czerwcu będzie dwa dni na urlopie (16 godz.). W takim razie za każdy z tych miesięcy pracodawca powinien jej wypłacić 1700 zł pensji podstawowej, a ponadto wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych, tj.

- za maj: (240 zł + 290 zł + 310 zł) : (160 godz. + 176 godz. + 160 godz.) = 1,69 zł x 24 godz. = 40,56 zł

- za czerwiec: 1,69 zł x 16 godz. = 27,04 zł

Firma musi przeliczyć podstawę wynagrodzenia urlopowego, jeśli dokonuje zmiany w składnikach wynagrodzenia uwzględnianych w tej podstawie (likwiduje niektóre lub wprowadza nowe) przed miesiącem wykorzystywania urlopu przez pracownika lub w jego trakcie. Jest do tego również zobowiązana, gdy zmienia ich wysokość w okresie, z którego ustala podstawę (§ 10 rozporządzenia urlopowego). Dotyczy to oczywiście składników zmiennych, bo stałe są wypłacane za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu, w normalnej wysokości, bez przeliczania. I co ważne, każda zmiana składnika lub jego wysokości musi być uwzględniona w podstawie od początku okresu obliczeniowego, czyli trzech lub 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu, a nie od faktycznego jej wprowadzenia.

Przykład 5

Pan Jan do końca lutego otrzymywał stałe wynagrodzenie 13 zł za godzinę oraz premię regulaminową w wysokości 10 proc. Za luty dostał łącznie 2288 zł. Od 1 marca pracodawca zwiększył stawkę godzinową do 14 zł za godzinę, ale obniżył jednocześnie wysokość premii do sześciu procent. Wskutek tego w marcu pan Jan zarobił 2611,84 zł, w kwietniu 2374,40 zł. Pod koniec maja pan Jan wybiera się na tygodniowy urlop (pięć dni roboczych, czyli 40 godz.). Jego wynagrodzenie urlopowe powinno zostać obliczone w następujący sposób:

- przeliczenie wynagrodzenia za luty ze względu na zmianę wysokości składników wynagrodzenia: 160 godz. x 14 zł = 2240 zł; 2240 zł x 6 proc. = 134,40 zł; 2240 zł + 134,40 zł = 2374,40 zł,

- podstawa wynagrodzenia urlopowego: 2374,40 zł + 2611,84 zł + 2374,40 zł = 7360,64 zł,

- stawka za godzinę pracy: 7360,64 zł : (160 godz. + 176 godz. + 160 godz.) = 14,84 zł,

- wynagrodzenie urlopowe: 14,84 zł x 40 godz. = 593,60 zł.

Podstawę wynagrodzenia urlopowego ustala się jednakowo dla wszystkich nauczycieli podlegających przepisom Karty nauczyciela.

Ale wynagrodzenie za dzień urlopu liczy się inaczej dla tych, którzy są zatrudnieni w placówkach feryjnych (z przewidzianymi feriami zimowymi i letnimi), i inaczej dla pracujących w placówkach nieferyjnych.

Dlatego wyliczymy wynagrodzenie dla pani Bożeny w dwóch wariantach: w pierwszym zakładając, że jest zatrudniona w wymiarze 18/18 godzin w liceum publicznym, w drugim - że pracuje w schronisku dla nieletnich w wymiarze 24/24 godzin. Otrzymuje miesięcznie: 2300 zł pensji zasadniczej, 60 zł dodatku funkcyjnego za sprawowanie funkcji wychowawcy klasy (ten dodatek nie będzie uwzględniany przy pracy w schronisku),92 zł dodatku motywacyjnego (4 proc. wynagrodzenia zasadniczego) i 276 zł dodatku stażowego (12 proc. wynagrodzenia zasadniczego). W schronisku ma też prawo do dodatku za warunki pracy w wysokości 115 zł, czyli 5 proc. wynagrodzenia zasadniczego. Ponadto pani Bożena pracuje w godzinach ponadwymiarowych. We wrześniu poprzedniego roku przepracowała 20 takich godzin, w październiku 23, w listopadzie 18, w grudniu 20, w styczniu br. 21, w lutym 17, w marcu 22, w kwietniu - 19. W wariancie pracy w liceum obliczymy wynagrodzenie urlopowe za dwa tygodnie ferii w lutym, natomiast w wariancie drugim za dziesięć dni urlopu w maju.

Przepisy zawierają listy zamknięte zarówno składników uwzględnianych w podstawie wynagrodzenia urlopowego nauczycieli, jak i z niej wyłączanych (patrz tabela). Świadczą o tym sformułowania użyte w §1 rozporządzenia urlopowego nauczycieli: "uwzględnia się", "nie uwzględnia się". A to budzi wątpliwości, co robić w takim razie z dodatkiem wiejskim, mieszkaniowym, nagrodą jubileuszową czy trzynastką. Moim zdaniem, z uwagi na charakter tych świadczeń, należy je pomijać. Dodatki mieszkaniowy i wiejski są wypłacane przecież ze względu na miejsce zatrudnienia, a nagroda jubileuszowa i trzynastka mają charakter jednorazowych świadczeń, przy czym nagroda jest wypłacana co pięć lat począwszy od 20-letniego stażu pracy, a trzynastka raz w roku. Tymczasem składniki uwzględniane w podstawie wynagrodzenia urlopowego są ściśle związane z wykonywaniem pracy.

Składniki określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości oraz procentowo od tych stawek wliczamy do podstawy w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu. Ale uwaga! Gdy okres wykonywania zadań lub zajęć uprawniających do dodatku funkcyjnego jest krótszy niż rok szkolny, wysokość dodatku włączanego trzeba obliczyć. A robi się to:

- mnożąc stawkę tego dodatku przez liczbę miesięcy, w których nauczyciel wykonywał zadania lub zajęcia, a następnie

- dzieląc uzyskaną kwotę przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.Dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej, odrębne wynagrodzenie za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy oraz wynagrodzenie za pracę w święto ustalamy, dodając otrzymane wynagrodzenie w poszczególnych miesiącach roku szkolnego, a następnie dzieląc przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc nabycia lub wypłaty nagrody. Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw wyliczamy, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego - z tego okresu, przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 4 rozporządzenia urlopowego nauczycieli). I tę zasadę stosujemy zarówno do nauczycieli pracujących w placówkach feryjnych, jak i nieferyjnych.

W takim razie podstawa wynagrodzenia urlopowego, liczona wyłącznie od godzin ponadwymiarowych (pozostałe składniki wypłacamy w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu), wynosi:

- przeciętna miesięczna liczba godzin ponadwymiarowych (20 godzin + 23 godziny + 18 godzin +20 godzin + 21 godzin) : 5 miesięcy =20,4 godziny;

- godzinowa stawka wynagrodzenia: 2300 zł : 75 godzin = 30,67 zł; Te 75 godzin to miesięczna liczba godzin do przepracowania. Oblicza się ją mnożąc tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin nauczyciela przez 4,16, z zaokrągleniem do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do 0,5 godziny pomija się, a co najmniej 0,5 godziny liczy się za pełną godzinę (§ 2 ust. 2 rozporządzenia ministra edukacji narodowej i sportu z 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagrodzenia za pracę w dniu wolnym od pracy; DzU nr 22, poz. 181 ze zm.).

- średnie miesięczne wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe: 30,67 zł x 20,4 godz. = 625,67 zł.

- przeciętna miesięczna liczba godzin ponadwymiarowych (20 godzin + 23 godziny + 18 godzin +20 godzin + 21 godzin + 17 godzin + 22 godziny + 19 godzin) : 8 miesięcy = 20 godzin;

- godzinowa stawka wynagrodzenia: 2300 zł : 100 godzin = 23 zł; Te 100 godzin to miesięczna liczba godzin do przepracowania. Oblicza się ją podobnie jak w wariancie pierwszym.

- średnie miesięczne wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe: 23 zł x 20 godzin = 460 zł.

Aby obliczyć wynagrodzenie za dzień urlopu nauczyciela zatrudnionego w placówce feryjnej, podstawę wynagrodzenia dzielimy przez 30, a nauczyciela z placówki nieferyjnej przez 21. Wynagrodzenie za dzień urlopu pani Bożeny wynosi zatem:

- wariant 1 (praca w liceum): 625,67 zł :30 dni =20,86 zł

- wariant 2 (praca w schronisku): 460 zł : 21 dni = 21,90 zł

Do ustalenia wynagrodzenia za urlop wystarczy pomnożenie stawki wynagrodzenia za dzień urlopu przez liczbę dni urlopu, na którym był nauczyciel. Oznacza to, że pani Bożena powinna otrzymać:

- wariant 1 (praca w liceum): 20,86 zł x 10 dni = 208,60 zł (bierzemy pod uwagę dni robocze od poniedziałku do piątku)

- wariant 2 (praca w schronisku): 21,90 zł x 10 dni = 219 zł

Oprócz tych kwot w obu wariantach pani Bożena powinna dostać wszystkie przysługujące jej składniki wynagrodzenia w takiej wysokości, jakby normalnie przepracowała cały miesiąc.

1. Inna podstawa prawna

2. Osobne listy składników uwzględnianych i wyłączanych z podstawy wynagrodzenia urlopowego

3. Inny mechanizm obliczania wynagrodzenia: powszechnie ustala się stawkę za godzinę urlopu wypoczynkowego, a dla nauczycieli za dzień urlopu