Dieta to świadczenie przewidziane na wyżywienie pracownika. Różnie jednak przepisy konstruują ją w delegacji krajowej i zagranicznej. Poza znacząco wyższymi stawkami przy zagranicznych wyjazdach, należność ta ma zapewnić pełne wyżywienie i pokryć inne drobne wydatki. Spora część diety (1/4) jest więc oderwana od posiłków. Przy wyjeździe krajowym chodzi wyłącznie o wyżywienie delegowanego.

Nie mniej niż 30 zł

Od 1 marca br. dieta za czas delegacji krajowej wynosi 30 zł. Jej wysokość należy ustalać odpowiednio do czasu liczonego w ciągłości od wyjazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży do powrotu do miejscowości jej zakończenia.

Przykład

Przejazd to nie podróż

Pracownik mieszkający w Warszawie wyjeżdża w delegację z Dworca Centralnego. Czasu dojazdu z domu na dworzec nie należy wliczać do czasu trwania delegacji. Zatem za ten czas dieta nie przysługuje.

Nowością od 1 marca br. jest zmniejszenie wysokości diety o koszt zapewnionego w podróży bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że posiłki stanowią odpowiednio:

Te wartości procentowe należy zawsze liczyć od pełnej kwoty diety (czyli od 30 zł). Tak wynika z przepisów. § 7 ust. 4 rozporządzenia „delegacyjnego" wskazuje, że „kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia...". W ust. 1 tego paragrafu wskazana jest natomiast pełna, 30-złotowa dieta. Nie można więc odnosić procentowych pomniejszeń do należnych pracownikowi cząstek diety ze względu na czas.

Przykładowo zapewniając pracownikowi obiad w trakcie 10-godzinnej delegacji należy mu wypłacić 7,5 zł z tytułu diety (50 proc. z pełnej stawki przypisanej do 10 godzin trwania podróży pomniejszone następnie o 50 proc. w związku z zapewnieniem obiadu liczone od 15 zł). Osoba ta nie otrzyma diety, gdyż 15 zł z tytułu obiadu „niweluje" 15 zł diety przypisanej do czasu trwania podróży.

Przykład

Fikcyjny posiłek

Pracownik wyjechał w delegację krajową o 8. Do miejscowości zakończenia podróży przyjechał o 22. W mieście docelowym był na obiedzie z kontrahentem pracodawcy, a przed wyjazdem był na kolacji u rodziny. W tym przypadku pracodawca zapewnił jeden posiłek (obiad). „Zapewnienie" oznacza tutaj bezpośredni lub pośredni związek z pracodawcą.

Taką cechę ma obiad z kontrahentem, niezależnie od tego, kto ponosi jego koszty. Diety nie można natomiast obniżyć o kolację zjedzoną u rodziny pracownika. Nie ma tu żadnego związku z pracodawcą, bo pracownik uzyskał go i spożył całkowicie prywatnie. Ze względu na czas trwania delegacji pracownik ma prawo do pełnej diety, ale obiad obniży tę stawkę o 50 proc. – pracownik otrzyma 15 zł.

Pracodawca może zapewnić delegowanemu wyżywienie bezpośrednio (rozliczając przedstawiony przez pracownika rachunek za posiłki) albo pośrednio (np. opłacając wyżywienie w cenie konferencji).

Lunch nie wystarczy

O zakwalifikowaniu zapewnionych pracownikowi posiłków jako śniadania, obiadu czy kolacji mogą decydować – przy braku innych możliwości ustalenia tego – okoliczności, takie jak np. pora posiłku. Niekiedy będzie to również kwota wskazana na fakturze.

Przykład

Ważny rodzaj posiłku

Pracownik w rozliczeniu delegacji przedstawił (za zgodą pracodawcy) fakturę opisaną jako „konsumpcja" podczas spotkania z przedstawicielami kontrahenta. Dokument został wystawiony na 60 zł, przy czym w spotkaniu uczestniczyły cztery osoby. Kwota faktury wskazuje, że nie był to obiad ani kolacja, lecz spotkanie przy kawie. Nie można zakwalifikować tego przy rozliczaniu z pracownikiem jako posiłku obniżającego dietę.

Zasadę obniżania diety należy stosować odpowiednio także wtedy, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej (noclegowej), podczas której ma zapewnione wyżywienie. Najczęściej jest to śniadanie przysługujące w cenie noclegu, które prowadzi do obniżenia diety o 25 proc.

Pracodawca nie ma tutaj prawa wyboru. Gdy śniadanie jest w cenie noclegu, a pracodawca wypłaciłby pełną dietę, 25 proc. jej wartości byłoby świadczeniem nienależnym. Taka nadpłata miałaby znaczenie w zakresie podatkowo - ubezpieczeniowym (kwotę tę należałoby opodatkować i oskładkować) oraz dyscypliny finansów publicznych w jednostkach sfery budżetowej.

Aby uzyskać informację o posiłkach w cenie noclegu należy pobrać od pracownika stosowne oświadczenie przy rozliczaniu delegacji. Często informacja taka będzie wynikać z potwierdzenia dokonanej rezerwacji lub widoczna na stronie internetowej hotelu.

Przykład

Jedzenie w cenie

Pracownik pojechał w czterodniową delegację. W cenie noclegu hotel zapewnia śniadania. Dodatkowo pracodawca zapewnił delegowanemu dwa obiady. Z tytułu diet pracownik powinien otrzymać 67,50 zł. Składają się na nią dwie diety w wysokości 7,5 zł (30 zł pomniejszone o 75 proc. w związku z zapewnieniem obiadów i śniadań), jedna dieta w wysokości 22,50 zł (30 zł pomniejszone o 25 proc. z racji śniadania w cenie noclegu) oraz 30 zł pełnej diety.

Może się też zdarzyć sytuacja, kiedy mimo zapewnienia śniadania w cenie noclegu przysługuje pełna dieta.

Przykład

Faktyczne możliwości

Ze względu na specyfikę zadania służbowego pracownik musiał opuścić hotel o 5. Opłata za nocleg umożliwiała mu skorzystanie ze śniadania, ale o tej godzinie było to jeszcze niemożliwe.

Przepis § 7 ust. 5 rozporządzenia delegacyjnego wskazuje na pomniejszanie diety w sytuacji, w której zapewniono pracownikowi wyżywienie w ramach opłaty noclegowej. Mówimy tutaj o fakcie dokonanym. Przy obiektywnym braku możliwości skorzystania ze śniadania, regulacji tej nie należy stosować.

Wyjazd bez pieniędzy

Pracownik, który został wysłany w podróż służbową, nie ma prawa do diety w trzech przypadkach:

Sąd Najwyższy w wyroku z 11 października 2005 r. (I PK 67/05, OSP 2007/3/36)

wskazał, że miejscowość, w której pracodawca udostępnił pracownikowi nieodpłatnie lokal mieszkalny i w której delegowany faktycznie przebywał – choćby bez zamiaru stałego tam pobytu, bez względu na dopełnienie obowiązku meldunkowego – jest miejscowością czasowego pobytu zatrudnionego w rozumieniu przepisów o należnościach z tytułu krajowej podróży służbowej. W takim przypadku pracownik nie ma zatem prawa do diety za czas wyjazdu.