Dokumentacja pracownicza: dla niektórych czynności musi być zachowana forma pisemna

Nowoczesne środki komunikowania się na odległość są już tak powszechne, że nie sposób wyobrazić sobie bez nich codziennego życia. Choćby korzystanie z poczty mailowej - ile oszczędza nam czasu, usprawnia działanie, przyśpiesza wymianę informacji.

Jak twierdza

Na razie przed zastosowaniem współczesnych technologii informatycznych najskuteczniej broni się środowisko pracy.

Przede wszystkim za sprawą przenikającego niektóre instytucje prawa pracy wymogu zachowania formy pisemnej. Nie chodzi mi przy tym o dokonywanie czynności prawnych, w szczególności takich jak zawieranie, zmiana czy rozwiązywanie stosunków pracy, w których postać papierowa w sposób oczywisty chroni pracownika, ale o rutynowe czynności techniczno-prawne. Dla nich zastrzeżenie formy pisemnej budzi co najmniej wątpliwości co do obiektywnej konieczności utrzymywania takiego stanu rzeczy.

Tym bardziej to nabrzmiały problem, że coraz większy odsetek pracobiorców wykonuje zadania poza zakładem (np. przedstawiciele handlowi, serwisanci i inni pracownicy mobilni, telepracownicy itd.) lub w jednostkach zlokalizowanych w różnych regionach oddalonych od centrali firmy. Najogólniej rzecz ujmując, chodzi o tych, których kontakt przestrzenny z pracodawcą lub jego przedstawicielem bywa albo sporadyczny, albo w praktyce w ogóle go nie ma.

Na wniosek pracownika

Kodeks pracy

(podobnie jak inne powszechne przepisy prawa pracy) nie dokonuje żadnych rozróżnień i pewien wcale niemały jednolity dla wszystkich pracowników katalog czynności „ubrany" został w formę pisemną. Aby pozostać w zgodzie z literą prawa, musi zatem powstać dokument zaopatrzony w oryginalny podpis jego wystawcy (np. pracownika).

Takich wymogów nie spełnia e-mail czy sms. Przykładowo art. 151

2

§ 1 k.p. przewiduje, że w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca na pisemny wniosek pracownika może mu udzielić czasu wolnego od pracy. Niby czynność techniczna, a mimo to forma pisemna jest bezwzględnie wymagana. Wymóg pisemności oznacza w praktyce, że jeżeli szef udzieli czasu wolnego pracownikowi na jego niewątpliwy ale zgłoszony w mailu wniosek, naruszy przepisy o czasie pracy. Aby uniknąć takiej oceny, należy równocześnie przesłać wniosek zaopatrzony w oryginalny podpis pracownika i wszystko będzie w porządku.

Zastanawiam się, w jakim celu biurokratyzuje się tak prozaiczną czynność i nie znajduję żadnej racjonalnej odpowiedzi. Ale prawo jest prawem i wniosek ma być pisemny. Tym bardziej, że naruszenie przepisów o czasie pracy może być dla pracodawcy bardzo kosztowne (zob. art. 281 pkt 5 k.p.).

Ze związkami

Ten sam sposób podejścia do sposobów komunikowania dotyczy współpracy pracodawcy ze związkami zawodowymi. I tak np. art. 38 § 1 k.p. nakłada na niego wymóg pisemnego zawiadomienia zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę na czas nieokreślony.

Taka regulacja w najmniejszym nawet stopniu nie zwiększa ochrony pracownika. Jedynym praktycznym jej skutkiem jest utrudnienie i spowolnienie komunikacji. Ale prawo jest prawem i niezachowanie formy pisemnej to naruszenie regulacji o wypowiadaniu umów o pracę ze wszystkimi wynikającymi stąd konsekwencjami dla pracodawcy. Nawet gdyby wykazujące wolę współpracy strony uzgodniły elektroniczny sposób komunikowania się w tych sprawach, nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku zachowania pisemnego zawiadomienia związków.

Ciekawostką może być fakt, że wymogu pisemności nie ma przy konsultowaniu zamierzonego rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 52 § 3 i art. 53 § 4 k.p.). W tym wypadku szef zawiadamia związek o przyczynie planowanego zwolnienia bez formalnego zachowania formy pisemnej. I to w warunkach potencjalnego zagrożenia jego praw i interesów, niewspółmiernie wyższego niż przy wypowiedzeniu. Oczywiste wolno uczynić to w formie pisemnej, ale dla celów dowodowych.

Bez porządku

Nie ma w kodeksowych wymogach zachowania formy pisemnej jakiejś spójności, wewnętrznej logiki. Raczej opiera się na przypadku. Pozostaje zatem nie polegać na własnej pamięci. Trzeba trzymać głowę w kodeksie i przeczytać, że np. udzielając dwóch dni urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174 § 1 k.p. musimy mieć zawczasu pisemny wniosek pracownika. Natomiast dając mu dwa dni urlopu bezpłatnego na podstawie art. 103

6

k.p. już nie.

Nie koniec wątpliwości

Przy pisemnym wniosku o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny, pracodawca może spotkać się jeszcze z innym trudno rozwiązywalnym w praktyce problemem.

Otóż jeżeli prowadzi ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej (a prawo mu na to zezwala - art. 149 k.p.), to może mieć kłopot z dopełnieniem obowiązku przewidzianego w § 8a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Przepis ten nakazuje dołączyć do karty ewidencji czasu pracy pracownika (która może mieć dowolną formę, nie wyłączając elektronicznej) pisemne jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Autor jest radcą prawnym w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak