O przeszłość kryminalną nie zapytasz każdego kandydata

Nie wszystkie przecież informacje mają znaczenie dla wykonywania pracy na danym stanowisku. Ponadto także obowiązujące przepisy prawa ograniczają zakres danych, o które przyszły pracodawca może pytać. Co zatem szef ma prawo wiedzieć na własne żądanie? Czy będzie to np. zaświadczenie o niekaralności? A czy kandydat sam może przekazywać informacje wykraczające poza dozwolony zakres?

[srodtytul]Znane imię i nazwisko [/srodtytul]

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących imię (imiona) i nazwisko oraz imiona rodziców. To samo dotyczy daty urodzenia i miejsca zamieszkania (adres do korespondencji). Ponadto przyszły szef ma prawo znać wykształcenie kandydata oraz przebieg jego dotychczasowego zatrudnienia. Mówi o tym art. 22[sup]1[/sup] § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=1998DD82984B99154B5101CD90AF441F?id=76037]kodeksu pracy[/link].

Poza tym pracodawca ma także prawo żądać, ale już od pracownika, a nie osoby ubiegającej się o zatrudnienie, podania, niezależnie od wymienionych już danych osobowych, także innych informacji.

Jakich? Chodzi o imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci podwładnego, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. urlop macierzyński czy wychowawczy, wolne na opiekę nad dzieckiem, odmowa pojechania w delegację pracującego rodzica). Firma ma też prawo znać numer PESEL osoby, która u niej pracuje. Tak wynika z art. 22[sup]1[/sup] § 2 k.p.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Przedsiębiorca ma też prawo żądać udokumentowania podanych mu informacji.

[b]Uwaga![/b] Pracodawca musi pamiętać, że takie dane pozyskane od kandydata na pracownika i pracownika podlegają ochronie zgodnie z przepisami [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C2F87EEC56F4D0978C246A2263DF822F?id=166335]ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link]. A to oznacza, że pracodawca nie może ich udostępniać podmiotom do tego nieuprawnionym.

[srodtytul]Rejestr karny[/srodtytul]

Wśród danych osobowych, o które zgodnie z kodeksem pracy może pytać pracodawca, nie ma informacji dotyczącej niekaralności kandydata. Nie oznacza to jednak, że żaden zakład pracy nie będzie mógł takich informacji posiadać. Do właściwego wykonywania obowiązków służbowych na niektórych stanowiskach takie wiadomości o osobach je zajmujących są potrzebne, a niekiedy wręcz niezbędne.

Trzeba bowiem pamiętać, że pracodawca może także żądać podania innych danych osobowych niż określone w art. 22[sup]1[/sup] § 1 i § 2 k.p. Jest to dopuszczalne, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Właśnie do takich innych danych zalicza się informację o niekaralności. Od kogo zatem wolno zażądać informacji na ten temat?

– Takie uprawnienie przysługuje pracodawcy względem pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także jeśli jest to niezbędne dla ustalenia uprawnienia pracownika do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej – wyjaśnia Grzegorz Gołębiewski, prawnik z Kancelarii Prawnej Chajec, Don-Siemion & Żyto.

W takich sytuacjach w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika pracodawca może też sam wystąpić o wydanie informacji zgromadzonych w rejestrze karnym o takiej osobie. Jest możliwe zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 10 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=2EC96F68B75D78F00CC25588ABB6A7EB?id=238358]ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292 ze zm.)[/link].

A co, gdy pracodawca nie występuje o wydanie takiego dokumentu do KRK, tylko prosi pracownika o przedłożenie zaświadczenia o niekaralności? O czym powinien pamiętać?

– Z całą pewnością takie żądanie nie może być konstruowane jedynie na podstawie przekonania pracodawcy o potrzebie „sprawdzenia” pracownika – ostrzega Grzegorz Gołębiewski.

[srodtytul]Wiarygodne profesje[/srodtytul]

W jakich zatem sytuacjach przepisy prawa nakazują posiadanie przez pracowników czystej kartoteki? Na przykład art. 5 ust. 3 pkt 4 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F8AEB26550853D89D7B3D43D2265BB87?id=232414]ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 125, poz. 874 ze zm.)[/link][b] od kierowców zatrudnianych przez przedsiębiorcę wykonującego przewozy wymaga, aby nie byli oni skazani prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa umyślne przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, wiarygodności dokumentów lub środowisku[/b].

Natomiast w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która korzysta z pełni praw publicznych i nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Tak wynika z art. 4 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F8AEB26550853D89D7B3D43D2265BB87?id=232414]ustawy z 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (DzU nr 170, poz. 1218 ze zm.)[/link].

Z kolei przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz pośredniczenia na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych, o ile nie zarządza taką działalnością sam, to jest zobowiązany zapewniać kierowanie nią przez osoby niekarane za przestępstwa przeciwko zdrowiu i życiu, wiarygodności dokumentów, mieniu oraz przeciwko obrotowi gospodarczemu.

Tak nakazuje art. 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=808E3A98166A27286CBBF684962E6C84?id=175244h]ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 55, poz. 578 ze zm.)[/link].

[srodtytul]Ochrona danych[/srodtytul]

Czasem kandydat do pracy, chcąc zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie, sam przedstawia dokument potwierdzający czystą przeszłość karną. W praktyce ma to miejsce nawet wtedy, gdy z żadnego przepisu prawnego nie wynika taka konieczność. Czy pracodawca może się z nim zapoznać? Odpowiedź jest pozytywna. Przy czym przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że zatrzymując zaświadczenie w aktach personalnych danej osoby, powinien uzyskać od niej zgodę na przetwarzanie danych osobowych w nim zawartych. Co więcej, musi się postarać, aby taka zgoda pracownika była wyrażona na piśmie.

Informacje dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu, a także mandatów karnych należą do tzw. sensytywnych danych osobowych podlegających wzmożonej ochronie. Ich przetwarzanie jest co do zasady zabronione i może mieć miejsce jedynie w ściśle określonych prawem okolicznościach – tłumaczy specjalista z Kancelarii Prawnej Chajec, Don-Siemion & Żyto.