Osoby, które zajmują się organizacją i prowadzeniem zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń akcjonariuszy, wiedzą, że trwają właśnie żniwa w ramach operacji skwitowania poprzedniego roku. Koniec maja, czerwiec i jeszcze pierwsza połowa lipca to okres, w którym w zdecydowanej większości spółek funkcjonujących w Polsce powinno dojść do rozliczenia poprzedniego roku obrotowego – zatwierdzenia przez wspólników /akcjonariuszy sprawozdań z działalności spółki oraz finansowego, podjęcia decyzji co do wypracowanego zysku albo pokrycia zaistniałej straty, w końcu także do skwitowania członków organów spółki z pełnionych przez nich obowiązków.
Wspólnicy czy akcjonariusze mogą to zrobić w zasadzie tylko w jednej formie – w formie uchwał podjętych na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników albo na zwyczajnym walnym zgromadzeniu akcjonariuszy. Stąd tak istotną kwestią jest to, aby zwyczajne zgromadzenia wspólników albo zwyczajne walne zgromadzenia akcjonariuszy były prawidłowo zwołane, zdolne do podejmowania uchwał objętych ich porządkiem obrad i przeprowadzone w taki sposób, aby podjęte na nich uchwały były w pełni ważne i skuteczne.
Ogólna reguła
Kluczową kwestią jest oczywiście to, kto może zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością albo zwyczajne walne zgromadzenie w spółce akcyjnej. Odpowiedź na to pytanie z pozoru wydaje się prosta.
Trzeba jednak pamiętać o kilku subtelnościach, czyli kwestiach szczegółowych.
Zasada w obu spółkach jest taka sama: zwyczajne zgromadzenie wspólników albo zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy zwołuje zarząd (art. 235 § 1 k.s.h. albo art. 399 § 1 k.s.h). Jeżeli zarząd tego nie uczyni w ustawowym terminie, tj. w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia danego roku obrotowego lub innym wskazanym w umowie spółki (statucie), to zwyczajne zgromadzenie wspólników albo zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy może być zwołane przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, jeżeli w spółce funkcjonują (art. 235 § 2 k.s.h. albo art. 399 § 2 k.s.h.). Dodatkowo umowa spółki albo statut może uprawnienie do zwołania zwyczajnego walnego zgromadzenia albo zwyczajnego zgromadzenia wspólników przyznać także innym osobom, wówczas i one takie uprawnienie posiadają.
Czyli: najpierw zarząd, później ewentualnie rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, jeżeli w spółce funkcjonują i ewentualnie osoba trzecia, która takie prawo posiada na podstawie umowy spółki albo statutu spółki.
Pamiętać jednak należy, że ani wspólnicy, ani akcjonariusze i to bez względu na to, jaki posiadają procent udziału w kapitale zakładowym i tym samym bez względu na to, jaka liczba głosów im przysługuje, nie mają prawa do zwoływania zwyczajnych zgromadzeń wspólników albo zwyczajnych walnych zgromadzeń. Nie mają także prawa żądania zwołania takiego zgromadzenia.
Wspólnicy i akcjonariusze mają prawo do zwołania albo żądania zwołania jedynie nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników albo nadzwyczajnych walnych zgromadzeń akcjonariuszy. Zwyczajne zgromadzenia to domena pozostałych organów spółki albo wskazanych w umowie (statucie) osób trzecich.
Zwołanie przez zarząd
Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, zwołanie jest proste – zawiadomienie skierowane do wspólników/akcjonariuszy albo ogłoszenie do Monitora Sądowego i Gospodarczego, tudzież inne ogłoszenia, np. na stronie internetowej spółki (w przypadku spółki publicznej) dokonuje ten jeden jedyny członek zarządu. Sprawa znaczenie się komplikuje, jeżeli zarząd jest wieloosobowy, co może być przyczyną klinczu, w przypadku gdy w zarządzie jest spór pomiędzy jego członkami.
Przede wszystkim pamiętać trzeba, że zwołanie zgromadzenia, w tym także zwyczajnego, jest czynnością z zakresu prowadzenia spraw spółki, o których mowa w art. 208 § 3 k.s.h. oraz art. 371 § 1 k.s.h. Nadto, ze względu na istotność tej czynności, fakt, iż prawidłowe zwołanie zgromadzenia determinuje zdolność tego zgromadzenia do podejmowania ważnych i skutecznych uchwał, jest ona uznawana za czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu.
Tylko uchwała
W konsekwencji decyzja o zwołaniu zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia akcjonariuszy, w tym zwyczajnego, powinna zapaść w formie uchwały zarządu. Uchwała ta natomiast może zapaść tylko na posiedzeniu zarządu, o którym wszyscy członkowie zarządu zostali prawidłowo zawiadomieni. Nadto zapada ona bezwzględną większością głosów, chyba że z umowy spółki albo statutu wynika wyższy próg większości dla podjęcia uchwały przez zarząd.
Faktem jest, że w bardzo wielu sprawach zarządy, lub też wręcz ich członkowie, podejmują decyzje bez formalnej uchwały. Taki tryb podejmowania decyzji nie zapewnia jednak jej bezpieczeństwa prawnego, czyli niepodważalności zwołania zgromadzenia. Zapewnia je dopiero uchwała.
Takie stanowisko zostało zaprezentowane przez Sąd Najwyższy, między innymi w najbardziej aktualnym wyroku z 19 grudnia 2013 roku II CSK 176/13, w którym sąd ten nie tylko potwierdził omawianą zasadę, ale także wyraźnie opowiedział się za stanowiskiem, zgodnie z którym zwołanie zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia akcjonariuszy, bez uprzedniej uchwały zarządu podjętej zgodnie z wymogami dla podejmowania takich uchwał, oznacza, że zgromadzenie jest zwołane przez osobę do tego nieupoważnioną, a przez to podejmowane przez takie zgromadzenie uchwały są nieważne.
WNIOSEK
Konkluzja zatem jest prosta: aby nie narazić się na zarzut nieważności podejmowanych na zgromadzeniu wspólników albo walnym zgromadzeniu uchwał, warto o tym pomyśleć zawczasu i doprowadzić do podjęcia przez zarząd na posiedzeniu, o którym wszyscy członkowie zarządu zostaną prawidłowo powiadomieni, uchwały o zwołaniu takiego zgromadzenia. To jest jeszcze jeden dodatkowy dokument do przygotowania, ale w wielu przypadkach może mieć kolosalne znaczenie. Co do treści takiej uchwały, to oczywiście musi ona zawierać wszystkie te elementy, które następnie obligatoryjnie pojawiają się w zawiadomieniu lub ogłoszeniu o zwołaniu, czyli miejsce, termin oraz porządek obrad, ewentualnie propozycje uchwał i zmian umowy spółki albo statutu.
Autorka jest adwokatem w Kancelarii Tomczak & Partnerzy Spółka adwokacka
