Wielu pracodawców mnoży regulacje, które mają bardziej podporządkować zatrudnionych i wymusić na nich odpowiednie zachowanie w firmie czy nawet poza nią. Należą do nich procedury postępowania w określonych sytuacjach zachodzących między pracownikami a przełożonymi, klientami czy kontrahentami oraz kodeksy etyczne.
Te ostatnie mogą zawierać np. zakazy informowania osób trzecich o pracodawcy, udzielania mediom wiadomości i komentarzy o nim i firmie, zamieszczania ich w Internecie czy w portalach społecznościowych.
Do takich działań zaliczyć można też udział w reklamie czy akcji promocyjnej na rzecz innych podmiotów niż pracodawca. Będą to także specyficzne reguły postępowania dla określonej branży, np. wydawnictwa czy radia, gdzie współpraca czy wystąpienie publiczne w innym medium wymaga zgody przełożonego.
Poprawne wprowadzenie takich regulacji to koalicja chęci, siły i wiedzy. Nie zawsze się to udaje.
Zbyt miękkie prawo
Takie zakazy czy kodeksy etyczne nie zawierają norm prawnych, ale normy postępowania ustanowione przez firmę. Mogą więc dotyczyć najróżniejszych zagadnień - od bardzo ogólnych, dublujących powszechne przepisy, np. zakaz dyskryminacji z zatrudnieniu, poprzez ustalone zasady obiegu dokumentów czy dokonywania płatności przez firmę, aż do warunków mailowej korespondencji między pracownikami czy obowiązku przestrzegania określonych zasad związanych z publicznymi wystąpieniami w środkach masowego przekazu.
Te zalecenia konkretyzują sposób wykonywania obowiązków pracowniczych u pracodawcy i służą dyscyplinowaniu załogi. Same w sobie nie stanowią jednak podstawy, dzięki której pracodawca może łatwo ukarać czy zwolnić pracownika. Trzeba je jeszcze powiązać z kodeksowymi normami lub podstawą zatrudnienia. Tak będzie, gdy taki dokument jest źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 kodeksu pracy i jego przestrzeganie wchodzi do treści stosunku pracy.
Podobnie będzie, gdy te przepisy staną się elementem stosowanego w zakładzie układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy czy umowy o pracę. Wówczas za ich złamanie pracwnikowi mogą grozić surowe konsekwencje, łącznie z natychmiastowym rozstaniem. Warunek - wewnętrzne zasady muszą być wprowadzone zgodnie z przepisami, nie mogą zawierać postanowień sprzecznych z powszechnymi regulacjami, a pracownik musi je znać.
Często jednak taki wykaz nie stanowi właściwego wewnętrznego źródła prawa i nie może wiązać stron stosunku pracy. Firmy próbują wręcz w nich przemycić zasady niezgodne z innymi przepisami. Przykładem może być zobowiązanie pracownika, aby w razie wystąpienia w zakładzie jakiejś nieprawidłowości powiadomił o niej tylko pracodawcę, powstrzymując się od poinformowania o tym uprawnionych organów, np. prokuratury czy inspekcji sanitarnej.
Każdy wie i stosuje
Gdyby firma wprowadzała takie zasady do regulaminu pracy, wówczas w myśl art. 104 § 1 k.p. wchodzi on w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości załogi, w sposób przyjęty u pracodawcy. Taki sam tryb obowiązuje przy jego modyfikacji czy uzupełnieniu.
Jeśli jednak wewnętrzne reguły postępowania nie są zawarte w regulaminie pracy, a jedynie ujęte np. w uchwale zarządu okólnikiem przesłanej do wiadomości załogi, z pewnością obniża to nie tylko ich rangę, ale także bezpieczeństwo samych pracowników. We własnym interesie muszą więc zadbać o to, aby przynajmniej działały w tym zakresie minimalne standardy dotyczące powiadamiania i „mocy obowiązującej" nowych zasad. Zapewne będzie też na tym zależało pracodawcy, bo dzięki temu ma szansę skuteczniej egzekwować ustanowione postanowienia i eliminować niepokornych, którzy się im nie podporządkują.
Szef musi zatroszczyć się o to, aby do każdego zatrudnionego dotarła wiadomość o nowych czy modyfikowanych etycznych regułach postępowania. Jak to zrobić? Najłatwiej opublikować je w sposób przyjęty u pracodawcy. Najczęściej jest to komunikat zamieszczony w wewnętrznej sieci czy maile wysyłane do załogi na służbowe adresy.
Takie powiadomienie nie gwarantuje jednak, że każdy się z taką informacją zapoznał i będzie jej przestrzegał. Stąd wielu pracodawców - poza ogólną informacją mobilizuje bezpośrednich przełożonych, aby zebrali od pracowników oświadczenia, że przyjęli do wiadomości nowe reguły i własnoręcznym podpisem potwierdzili zaznajomienie się z nimi.
Nawet gdy pracownik nie podpisze deklaracji, że przeczytał i zna treść wykazu, wystarczy, że szef udowodni, że miał taką możliwość, korzystając z licznych sposobów – intranet, tablica ogłoszeń, wiadomość mailowa.
Data do przodu
Od kiedy takie reguły zaczną obowiązywać w firmie, gdy nie są one elementem regulaminu pracy? Nie ma wątpliwości, że nie wcześniej niż od dnia, w którym pracownik sygnował znajomość takich zasad. Dlatego ryzykowne jest wpisywanie w takim kanonie firmowym konkretnej daty, od kiedy zaczyna on działać. Tym bardziej, gdy jest ona wcześniejsza, niż zbiór ujrzał światło dzienne.
Tu kłania się rzymska zasada lex retro non agit (prawo nie działa wstecz) i dotyczy to także regulacji takiej rangi. Jeśli podwładny sygnuje pismo przed ustalonym terminem wejścia w życie reguł postępowania, to nowe zasady wiązać go będą od pierwszego dnia ich obowiązywania, a nie od dnia złożenia podpisu.
Pamiętać też należy o tym, że części pracowników nie ma firmie z różnych powodów – choroby, urlopów, wyjazdów służbowych. Dopóki więc ostatnia z nieobecnych osób nie podpisze się pod nową listą zaleceń kierownictwa, dopóty nie powinny jej wiązać nowe wymogi.
Szef godzi się na piśmie
Pisemna forma ma działać także w drugą stronę. Jeśli pracodawca domaga się określonego zachowania i warunkiem zewnętrznej aktywności pracownika jest zgoda bezpośredniego przełożonego, to powinien ją wydać w takiej postaci, żeby podwładny mógł się nią później wykazać. To elementarny wymóg bezpieczeństwa obu stron. Zatem nie wystarczy ustne zapewnienie, że szef akceptuje działalność czy aktywność podwładnego, np. na forum publicznym.
Nie ma tu jednak znaczenia, czy zgodę wydał członek kierownictwa firmy, który za jakiś czas przestanie pełnić tę funkcję lub odejdzie z niej. Skoro reprezentuje pracodawcę i ma takie uprawnienia, to w jego imieniu akceptuje określone zachowanie pracownika. Istotne jest tylko to, czy podwładny uzyskał zgodę na konkretną formę aktywności bezterminowo czy czasowo lub z zastrzeżeniem innych warunków, np. zakazu udziału w reklamie określonego produktu.
Dodatkowa praca i zakaz konkurencji
Zabronienie w firmowych zasadach podjęcia przez pracowników dodatkowego zatrudnienia to próba obejścia powszechnych przepisów i żerowanie na ich nieznajomości. Art. 101 k.p., który wymagał zgody macierzystego zakładu na podejmowanie przez etatowca innego zajęcia, funkcjonował do 1989 r. Nie obowiązuje już zatem blisko ćwierć wieku! Nie można więc ograniczać dopuszczalnej swobody pracowników regulacjami sprzecznymi z powszechnymi przepisami rangi ustawowej.
Podobnie surowo należałoby ocenić wprowadzenie ogólnego postanowienia w kodeksie etycznym dotyczącego zakazu konkurencji dla zatrudnionych w trakcie trwania stosunku pracy. A to dlatego, że jego ustanowienie wymaga odrębnej umowy. I to dla każdego etatowca. Dopiero w takim kontrakcie (zakaz konkurencji) pracodawca może sprecyzować, w jakim zakresie pracownik nie będzie mógł prowadzić działalności konkurencyjnej.
Nie wolno więc bezrefleksyjnie ujednolicić takich zasad dla całej załogi. Mają one być zindywidualizowane i ściśle określone. Każdy pracownik, od którego firma chciałaby wymagać przestrzegania dodatkowej lojalności, musi precyzyjnie wiedzieć, co jest zabronione lub co mogłoby zaszkodzić pracodawcy.
Szkoda dla pracodawcy
Poprzez tworzenie kodeksów etycznych czy zasad postępowania zatrudnionych pracodawca stara się dbać zarówno o swój wizerunek, jak i przeciwdziałać szkodom materialnym, które mogłyby przynieść niepożądane działania pracownika. Czy jednak działający wbrew takiej polityce firmy podwładny może obawiać się, że szef skutecznie zarzuci mu narażenie go na uszczerbek?
Tak, ale droga do tego nie jest łatwa. Pracodawca musi wykazać bowiem szkodę, bezprawność czynu, czyli to, że pracownik nie wykonał lub nienależcie realizował obowiązki służbowe, jego winę oraz związek przyczynowy między jego zachowaniem a powstałym ubytkiem.
Sankcje z kodeksu
Wykaz pożądanego zachowania w firmie i poza nią to jedno, a dyscyplinowanie za jego złamanie to drugie. Nie ma jednak automatu, że każde złamanie ustalonych w zbiorze firmowych zasad grozi rozstaniem z etatem. Aby do tego doszło, po pierwsze należy zbadać ciężar gatunkowy naruszonych przepisów, a pod drugie trzeba indywidualnie ocenić każdy przypadek.
Gdy więc poza przekroczeniem konkretnego postanowienia w kodeksie etycznym pracownik naruszył np. dyscyplinę pracy, przekroczył swoje kompetencje, był nietrzeźwy w firmie, to na pobłażliwość kierownictwa nie ma co liczyć. W takiej sytuacji będzie to jednak skutek złamania samego regulaminu pracy lub kodeksu pracy.
Jeśli natomiast pracownik niewłaściwie nada bieg firmowym dokumentom, nawet gdyby stało się to kilkakrotnie, a właściwy tok określają wewnętrzne procedury, to pracodawcy trudno będzie w ten sposób uzasadnić zwolnienie. Co najwyżej kwalifikuje się to na odpowiedzialność porządkową (pracownik nie respektuje poleceń przełożonego), chyba że pracodawca zdoła wykazać, że takie postępowanie stanowiło np. ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.
Menedżer musi więcej
Sąd Najwyższy w wyroku z 5 marca 2007 r. (I PK 228/06) u
znał, że pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie menedżera, jeśli nie chce on podpisać deklaracji lojalnościowej wobec firmy.
Grupa kapitałowa, do której należała spółka zatrudniająca menedżera, ustanowiła szczególne wymogi w sprawie norm etycznych, klarowności struktur oraz zasad kontrolowania obiegu poufnych informacji dotyczących działania firmy. Wszystkich zatrudnionych kierowników zobowiązano do zapoznania się z zasadami oraz podpisania dokumentu zawierającego ich określenie. Menedżer, którego właśnie dotyczył wyrok SN, jako jedyny spośród 366 osób po przeczytaniu dokumentu odmówił podpisania deklaracji. Nie podobało mu się to, że formularz zawierał zbyt wiele odniesień do prawa amerykańskiego i każe go stosować kierownikom.
SN przyznał, że pracodawcy mogą formalizować zasady postępowania kadry kierowniczej, dążąc do zapewnienia właściwych relacji między pracownikami, a także ochrony tajemnic związanych z działalnością i strukturą firmy. Zamierzone cele można osiągnąć, wprowadzając specjalne procedury lub przedstawiając kierownikom deklaracje zobowiązujące do ich przestrzegania.
Ponieważ kadra kierownicza jest obdarzana zaufaniem władz oraz bezpośrednio zarządza zatrudnionymi, wolno rozwiązać angaż z osobą, która odmawia podpisania przygotowanego przez pracodawcę zbioru reguł postępowania.
Komentuje Piotr Wojciechowski,
Piotr Wojciechowski ekspert prawa pracy, współpracujący z Kancelarią Adwokacko-Radcowską Gujski Zdebiak
ekspert prawa pracy, współpracujący z Kancelarią Adwokacko-Radcowską Gujski Zdebiak
Pracownik działający wbrew opisanej w kodeksie etycznym polityce pracodawcy lub ustanowionym firmowym zakazom może narazić się na konsekwencje w postaci odpowiedzialności porządkowej czy nawet rozwiązania umowy o pracę.
Takie praktyki należy uznać za zgodne z prawem, ale wyłącznie wtedy, gdy działania pracownika można byłoby zakwalifikować jako szkodzące pracodawcy i pozostające w związku z wykonywaną pracą.
Zalecałbym tu jednak dużą ostrożność. Choć o naruszeniu dobrego imienia firmy decydować będzie sam pracodawca, to ewentualny spór w tym zakresie rozstrzygnąć może dopiero sąd pracy.
Dlatego, aby uniknąć takiego obrotu sprawy, rekomenduje się pracodawcom dokładne opisywanie tych zasad i przekazywanie ich najlepiej kandydatom do pracy, tak aby mogli się z nimi zapoznać jeszcze przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu.
