Porządek wewnętrzny jednostki samorządowej i rozkład czasu pracy zatrudnionych w niej pracowników określa regulamin pracy (art. 42 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, DzU nr 223, poz. 1458 ze zm., dalej ustawa).

Oznacza to, że w przypadku większości pracowników samorządowych nie wystąpi konieczność układania harmonogramów czasu pracy, gdyż pracują oni w systemie podstawowym, w stałych dniach i godzinach. Wystarczy więc odpowiednio sformułować zapis regulaminu dotyczący tego zagadnienia.

Urząd dla petenta

Samorząd terytorialny ma obowiązek zapewnić obywatelom możliwość załatwienia spraw w dogodnym dla nich czasie. To wiąże się z koniecznością odejścia, w przypadku niektórych stanowisk, od podstawowego czasu pracy.

Wraz z usunięciem z ustawy przepisu, który określał, że do pracowników samorządowych ma zastosowanie sztywna 40-godzinna tygodniowa norma czasu pracy, znacznie uelastyczniono czas pracy urzędników (art. 43 ust. 1 ustawy). W obecnym stanie prawnym można do nich bowiem stosować wszystkie systemy czasu pracy wynikające z kodeksu pracy.

Umożliwia to znacznie lepsze wykorzystanie czasu pracy samorządowców. Daje bowiem pracodawcy podstawy dla wprowadzenia wobec niektórych stanowisk nieregularnego rozkładu czasu pracy, systemu równoważnego, a w przypadku kierowców – również wyłączenia doby pracowniczej.

Powinno się to przełożyć na obniżenie kosztów pracy. Ale w większości przypadków wynika z tego konieczność sporządzania harmonogramów czasu pracy dla tej części pracowników.

Pierwszą grupą jednostek samorządowych, w której wymierne efekty przyniosłoby odstąpienie wobec części pracowników od sztywnego rozkładu czasu pracy, przewidującego jej wykonywanie od poniedziałku do piątku w stałych godzinach, są urzędy stanu cywilnego.

Wynika to z faktu, że większość ślubów cywilnych odbywa się w soboty, stanowiące dla typowego pracownika samorządowego dzień wolny wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Polecanie pracy w takim dniu, niezależnie od jej rozmiarów, wymaga odrębnej rekompensaty, co może mieć wpływ na wynagrodzenie pracownika lub uniemożliwić pełne wykorzystanie przez niego czasu pracy.

Urzędy stanu cywilnego

Odejście od sztywnych rozkładów czasu pracy określonych w regulaminie na rzecz indywidualnych grafików pozwala wyznaczać zatrudnionym w USC dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy indywidualnie, gwarantując w każdym dniu obsadę stanowisk niezbędną dla prawidłowego funkcjonowania urzędu. Jednocześnie gwarantuje to planowe wykonanie zadań w soboty bez dodatkowych kosztów płacowych wynikających z tego tytułu.

Przykład

Pani Teresa zatrudniona na stanowisku kierownika USC ma w zakresie obowiązków przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. W związku z tym wykonuje w każdym miesiącu pracę w dwie lub trzy soboty. W zamian za to, w zależności od dokonanego wyboru, otrzymuje wynagrodzenie lub odbiera czas wolny.

Wprowadzenie dla pani Teresy indywidualnego rozkładu czasu pracy pozwoli zaplanować jej w jednym tygodniu np. sześć dni pracy, a w kolejnym cztery, tak, aby globalnie nie doszło do przekroczenia dopuszczalnej liczby dni roboczych. Dzięki temu pracownica mogłaby wypracować pełen miesięczny nominał, a pracodawca uniknie konieczności rekompensowania jej obowiązków wykonywanych w soboty.

Jest to znacznie lepsze wyjście niż wyznaczenie jej dnia wolnego z racji pięciodniowego tygodnia pracy np. sztywno w poniedziałek. Pozwala bowiem dostosować jej plan pracy do zadań realizowanych przez jednostkę. W zamian za pracujące soboty pani Teresa może mieć wyznaczone inne dni wolne od pracy w dowolnych terminach miesiąca czy nawet okresu rozliczeniowego, gdyby był on dłuższy niż miesiąc.

Uwaga!

Ujęcie w harmonogram czasu pracy osób na takich stanowiskach jak w przykładzie pozwala pracodawcy w sposób dowolny zaplanować dni wolne w zamian za przepracowane soboty. To oznacza, że będą to dni jemu najbardziej pasujące, a nie wybrane przez pracowników.

Czynne okienko

Obowiązek zapewnienia obywatelom możliwości załatwienia spraw w dogodnym dla nich czasie wiąże się w większości urzędów z przedłużeniem godzin przyjmowania interesantów. Każdy Polak powinien mieć bowiem możliwość załatwienia spraw urzędowych niezależnie od godzin pracy, w których jest zatrudniony. Zatem każdy urząd musi być otwarty dla interesantów przynajmniej raz w tygodniu np. do 18. Najczęściej jest to poniedziałek.

Przy stosowaniu systemu podstawowego rodzi to sporo problemów. Powoduje bowiem przekroczenie dobowej normy czasu pracy w dniu, w którym wydłużono godziny pracy. Skutek ten wystąpi zarówno w przypadku zaplanowania pracownikowi więcej niż ośmiu godzin w danej dobie, jak również założenia, że wcześniej rozpocznie pracę w kolejnej dniówce.

Rozwiązaniem tego problemu może być wprowadzenie w stosunku do pracowników obsługi petentów równoważnego czasu pracy. Pozwala on przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy w niektórych dobach powyżej ośmiu godzin, a następnie skompensować to przekroczenie dodatkowymi dniami wolnymi od pracy lub zaplanowaniem krótszych dniówek w innych dobach.

Przykład

Pracownicy urzędu gminy zajmujący się obsługą petentów pracują jedynie w dni powszednie od 8 do 16. Wyjątkiem są poniedziałki, kiedy to urząd jest dostępny dla interesantów do 18. Po wprowadzeniu systemu równoważnego grafik pracownika obsługi w kwietniu 2012 r. wygląda następująco >patrz harmonogram.

W tym przykładzie pracownik miał zaplanowane po 10 godzin pracy w poniedziałki 2, 9, 16 i 23 kwietnia. Zatem wypracował w ciągu pierwszych czterech tygodni miesiąca osiem godzin ponad normę. Skompensowaniu tego przekroczenia służy udzielenie mu dnia harmonogramowo wolnego od pracy w ostatni poniedziałek kwietnia.

Tym sposobem pracownik otrzyma za ten miesiąc normalne wynagrodzenie, gdyż w okresie rozliczeniowym zachowano przeciętnie 40-godzinny tygodniowy wymiar czasu pracy. Zamiast dnia wolnego mógłby również w każdy piątek pracować o dwie godziny krócej, czy też przez dowolne osiem dni w miesiącu mieć zaplanowaną pracę po siedem, a nie osiem godzin.

Godziny za kółkiem

Ostatnią grupą zawodową pracowników samorządowych, u której odejście od podstawowego czasu pracy na rzecz systemu równoważnego przyniosłoby wymierne korzyści, są kierowcy zatrudnieniu w jednostkach samorządowych. Wykonywanie przez nich pracy w systemie podstawowym wiąże się z ogromną liczbą nadgodzin. Przeważnie bowiem rozpoczynają oni dniówkę roboczą odbierając pryncypała w drodze do pracy, a kończą ją odwożąc go do domu po zakończonej pracy.

Natomiast w międzyczasie pozostają zwykle w gotowości do podjęcia pracy w zakładowej stołówce lub pomieszczeniu socjalnym. Tym samym w każdej dobie przekraczają oni ośmiogodzinną normę. W przypadku dalszych wyjazdów naruszają też dobę pracowniczą, co również podnosi koszty ich pracy.

Rozwiązaniem tego problemu mogłoby być wprowadzenie do tych szoferów równoważnego czasu pracy. Co ważne kierowcy ci wykonują, zgodnie z art. 11 ust. 2a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 979 ze zm.) okazjonalne przewozy osób. Oznacza to, że mimo wprowadzenia w stosunku do nich systemu równoważnego, nie ma obowiązku ustalania dla nich rozkładów czasu pracy (art. 15 ust. 6 ww. ustawy). Zatem pracodawca może w takim przypadku tworzyć dla kierowcy harmonogramy na  dzień lub kilka dni naprzód.

Niemniej z założenia fakt wykonywania pracy w wymiarze przekraczającym osiem godzin w dobie będzie interpretowany jako przedłużenie dobowego wymiaru do realnie przepracowanej liczby godzin. W praktyce stosując system równoważny warto pilnować stopnia realizacji nominału ustalonego dla danego miesiąca lub okresu rozliczeniowego. Ewentualne przekroczenia będą bowiem dotyczyć średniotygodniowej normy czasu pracy, czyli muszą być wynagradzane 100 proc. dodatkiem do normalnej pensji.

System równoważny można u kierowcy połączyć z indywidualnym rozkładem czasu pracy. To pozwoli na wyłączenie przepisów o dobie pracowniczej. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców indywidualny rozkład czasu pracy szofera może przewidywać różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dobach. Po jego wprowadzeniu ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Możliwości pracodawcy dotyczące planowania czasu pracy takiego kierowcy są ograniczone jedynie przez uregulowane w art. 14 tej ustawy okresy odpoczynku. W praktyce oznacza to, że kierowca może rozpocząć pracę bezpośrednio po co najmniej 11-godzinnym odpoczynku dobowym.

Wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy kierowców wymaga zawarcia odrębnego porozumienia z zakładową organizacją związkową, a jeżeli na terenie zakładu nie działają związki, to z przedstawicielami załogi wyłonionymi w obowiązującym u pracodawcy trybie.

Uwaga!

Zwrot, zgodnie z którym indywidualny rozkład czasu pracy ustala pracodawca, jest mylący. Jego stosowanie nie wymaga bowiem układania pracownikom rozkładów czasu pracy. Ustawa o czasie pracy kierowców nie zawiera przy tym żadnych wyłączeń w zakresie możliwości stosowania indywidual-

nych rozkładów w połączeniu z jednocześnie dopuszczonymi u kierowców systemami czasu pracy. Oznacza to, że można w ten sposób planować pracę kierowcy, który nie pracuje w oparciu o rozkład ustalany przez pracodawcę, np. zatrudnionego w zadaniowym czasie pracy. Tym bardziej może być on stosowany w przypadku przewozów okazjonalnych osób, gdzie ustawa wprost wyłącza obowiązek tworzenia grafików.

Przykład

Kierowca zatrudniony w urzędzie marszałkowskim pracuje co do zasady od poniedziałku do piątku od 8 do 16. Czasem jednak wyjeżdża z pryncypałem w teren, a wtedy zaczyna pracę o 6. Jeżeli taki wyjazd ma miejsce w innym dniu niż poniedziałek, to rozpoczęcie pracy o 6 powoduje złamanie doby pracowniczej, a więc wiąże się z wystąpieniem nadgodzin dobowych oraz ryzykiem mandatu w przypadku kontroli PIP.

Wyłączenie doby pracowniczej w stosunku do kierowcy spowodowałoby, że ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie przestanie wiązać się z koniecznością wypłaty dodatków za nadgodziny zaliczone do poprzedniej dniówki. Ponadto ewentualny mandat groziłby jedynie w przypadku naruszenia nieprzerwanego okresu odpoczynku kierowcy.

 

Autor jest asystentem sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego