Każdą umowę można zawrzeć zarówno w formie pisemnej, ustnej (strony umawiają się na konkretne warunki zatrudnienia, precyzując np. ilość godzin pracy, zakres czynności do wykonania, miejsce wykonania pracy, wysokość wynagrodzenia), jak i o czynności faktyczne. Przykładowo zatrudniający dopuszcza do pracy, a zatrudniany godzi się na jej wykonywanie i przystępuje do jej świadczenia.
Jednak przy umowie o pracę kodeks pracy rzeczywiście wymaga, aby każda umowa o pracę (niezależnie od jej rodzaju, wymiaru czasu pracy czy długości zatrudnienia) była przyjęta na piśmie. Mówi o tym art. 29 § 2 k.p. Jeśli strony nie mają spisanej umowy, szef ma obowiązek potwierdzić jej zawarcie oraz umówione warunki na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Ale brak pisemnego potwierdzenia warunków zawartej umowy nie powoduje jej nieważności.
Oznacza to, że taki kontrakt – mimo braku dokumentu potwierdzającego jego zawarcie– jest tak samo ważny i skuteczny, jak ten zawarty w formie pisemnej. Kodeks nie uzależnia bowiem ważności umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Potwierdzają to liczne orzeczenia [b]Sądu Najwyższego. Tak wypowiedział się m.in. w postanowieniu z 31 sierpnia 1981 r. (III PZ 18/81) oraz wyrokach z 20 września 1977 r. (I PR 67/77) i 6 października 1976 r. (I PRN 66/76). [/b]
Oznacza to jednak negatywne skutki dla pracodawcy jako odpowiedzialnego za dopilnowanie spraw kadrowych. Brak dokumentu jest bowiem wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna od 1000 zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 2 k.p.). Dodatkowo brak pisemnej umowy utrudnia stronom sytuację przy sporze między szefem a pracownikiem. Bez niej trudno będzie bowiem udowodnić dokładną treść umowy, np. wysokość wynagrodzenia czy wymiar czasu pracy.
