- W 9-osobowej firmie zatrudnialiśmy menedżera do spraw marketingu, który nie spełniał naszych oczekiwań. Aby nie komplikować mu kariery zawodowej, jako przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę wpisaliśmy likwidację stanowiska. Do rozwiązania umowy za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę doszło 20 września 2006 r. z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Jednocześnie zwolniliśmy pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Zgodnie z art. 97 k.p. tego dnia wręczyliśmy mu świadectwo pracy, które przyjął i nie zgłosił uwag. 27 września 2006 r. wypłaciliśmy mu wynagrodzenie: za wrzesień i trzy miesiące bez świadczenia pracy - październik, listopad i grudzień 2006 r., premię za grudzień oraz ekwiwalent za kilka dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (w tym zaległego).

Na początku tego roku były pracownik przesłał nam zwolnienie lekarskie z niedyspozycją od 29 grudnia 2006 r. do 26 stycznia 2007 r., a 6 lutego 2007 r. mailową prośbę o sprostowanie wystawionego świadectwa pracy. Chodzi mu m.in. o pkt 2, w którym zamiast w pkt 1 należało wpisać zajmowane stanowisko, oraz pkt 4 dotyczący urlopu wypoczynkowego. Pracownik uważa też, że świadectwo powinno być wystawione z datą 31 grudnia 2006 r. Domagał się również dopisania, że do jego zwolnienia i likwidacji stanowiska doszło w związku z ustawą o tzw. zwolnieniach grupowych. Chce także, aby ujawnić okresy nieskładkowe, czyli zwolnienia lekarskie, a takich w trakcie trwania jego pracy nie było. Czy powinniśmy uwzględnić poprawki byłego pracownika? Co nam grozi, gdy tego nie zrobimy?

- pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Bez wątpienia czytelnik nieprawidłowo wystawił pracownikowi świadectwo, ale ten ma szanse domagać się jego sprostowania, licząc jedynie na łaskawość byłego szefa. Dlaczego?

O prostowaniu świadectwa mówi tylko - i to zresztą dość ogólnikowo - art. 97 k.p. i § 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm., w skrócie rozporządzenie o świadectwie). Te przepisy nie przewidują jednak poprawiania tego dokumentu, gdy od jego wydania minęło już sporo czasu.

Zgodnie z art. 97 § 2 k.p. pracownik może domagać się od pracodawcy zmiany wydanego mu świadectwa pracy, ale ma na to tylko 7 dni od otrzymania dokumentu. Jeśli pracodawca uwzględni jego wniosek, to wystawia nowe świadectwo. Gdy negatywnie rozpatrzy tę prośbę, wówczas w ciągu 7 dni pisemnie zawiadamia o tym pracownika.

Wtedy zatrudnionemu przysługuje prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy, a pouczenie o tym musi być zawarte w tym dokumencie. Trzeba jednak zmieścić się w 7-dniowym terminie od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy.

Komentatorzy przestrzegają jednak pracodawców formalistów. Nie do zaakceptowania jest bowiem sytuacja, gdy szef odmawia sprostowania własnych błędów wyłącznie dlatego, że zatrudniony nie zmieścił się w terminach.

Ponadto pracownik czytelnika może skorzystać z tzw. przywrócenia terminu. Art. 265 k.p. dopuszcza taką możliwość, gdy zatrudniony - bez swojej winy - nie mógł w ciągu 7 dni wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. Uwaga! Po pierwsze, pracownik musi uprawdopodobnić okoliczności uzasadniające przywrócenie terminu. A po drugie, wniosek do sądu pracy o takie przywrócenie należy zgłosić w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia terminu.

Jeśli więc pracownikowi nie uda się przekonać sądu, to będzie dysponował dokumentem, który nierzetelnie wskazuje dane z jego kariery zawodowej. Może jednak namawiać byłego szefa, aby ten z własnej woli poprawił pomyłki.

Informacje w świadectwie pracy muszą być prawdziwe, pełne i rzetelnie podane. Jest to bowiem podstawowy dokument potwierdzający fakt i przebieg zatrudnienia pracownika.

Art. 97 § 1 k.p. określa, że pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie. Co to znaczy, precyzuje § 2 ust. 1 rozporządzenia o świadectwie.

Szef wydaje je bezpośrednio pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej na piśmie w dniu, w którym dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli nie można wydać tego dokumentu pracownikowi ani osobie upoważnionej, to nie później niż w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy pracodawca przesyła go pocztą lub doręcza w inny sposób.

W aktach osobowych pracodawca przechowuje kopię świadectwa pracy z adnotacją i podpisem pracownika, że odebrał oryginał. W uzasadnionych przypadkach wydaje odpis tego dokumentu byłemu pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie.

Samo jednak wypowiedzenie umowy o pracę nie rodzi natychmiastowego obowiązku wydania świadectwa. Trzeba to zrobić dopiero wtedy, gdy upłynie okres wypowiedzenia.

Podyktowane jest to tym, że w tym czasie mogą się jeszcze zdarzyć takie okoliczności, które spowodują, że treść już wydanego dokumentu nie będzie odpowiadać faktom. Poszukującym pracy w okresie wypowiedzenia szef może wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu lub inny dokument o treści zbliżonej do świadectwa pracy.

Zatem czytelnik - mimo że pracownik miał od 20 września 2006 r., kiedy doszło do rozwiązania umowy za wypowiedzeniem, nie świadczyć pracy -postąpił niewłaściwie.

Świadectwo pracy trzeba mu było bowiem wydać nie z dniem zaprzestania świadczenia pracy, ale na koniec formalnego okresu zatrudnienia. A ten upływał z końcem roku po zakończeniu 3-miesięcznego wypowiedzenia. Słusznie zatem pracownik podnosił zarzut, że jego stosunek pracy ustał dopiero w ostatnim dniu grudnia 2006 r. Mimo że pracodawca umówił się z pracownikiem, że nie będzie on świadczył pracy i w firmie już się nie pokaże, to z formalnego punktu widzenia był jego pracownikiem do końca ubiegłego roku.

Niezwłoczne wydanie świadectwa pracy obliguje szefa do wystawienia takiego dokumentu właśnie w momencie ustania stosunku pracy, a ten przypada dopiero z końcem okresu wypowiedzenia.

Tłumaczenie pracodawcy, że data wystawienia świadectwa pracy nie oznacza okresu zatrudnienia w tej firmie, bo ten został wskazany w pkt 1 świadectwa, jest nieporozumieniem. Tym większym, że na ogół wydanie takiego dokumentu to ostatni obowiązek pracodawcy wobec pracownika. O tyle więc nawet dziwne jest to, że już po wydaniu świadectwa, tydzień później, wypłacił pracownikowi pensję za wrzesień oraz pobory i świadczenia za kolejne miesiące brakujące do upływu okresu wypowiedzenia. Dziwne też, że pracownik przystał na takie rozwiązanie, bez gwarancji, że były szef go nie oszuka.

We wzorze świadectwa pracy dołączonym do rozporządzenia o świadectwie informacja o stanowisku pracownika powinna pojawić się w pkt 2. Do niego bowiem dołączono wskazówkę: podać zajmowane stanowisko lub pełnioną funkcję. Pkt 1 dokumentu wskazuje, gdzie był zatrudniony pracownik. Tu zatem należy wpisać pełną nazwę pracodawcy.

Pracownik czytelnika domaga się, aby jego zmienione świadectwo zawierało także informację, na jakiej podstawie doszło do rozwiązania stosunku pracy. W pkt 3a pracodawca powinien więc wskazać, że było to rozwiązanie na podstawie art. 30 § 1 pkt 2 k.p. i ujawnić stronę, która rozwiązała umowę. Podanie tego przepisu wystarczy. Tymczasem z nadgorliwości czytelnik wpisał, że było to rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem 3-miesięcznego wypowiedzenia z powodu likwidacji stanowiska. Mimo rozbudowanej treści nie ma w niej istotnej informacji, kto rozwiązał umowę - pracodawca czy czytelnik. Sama likwidacja stanowiska może jednak wskazywać, że inicjatorem rozstania z pracownikiem była firma.

Dopisanie tam jednak, że doszło do tego na podstawie ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm., dalej ustawa o tzw. zwolnieniach grupowych), byłoby już jednak nieprawidłowe. Tę ustawę mają obowiązek stosować wyłącznie firmy zatrudniające przynajmniej 20 pracowników. Tymczasem czytelnik jest małym pracodawcą, ma tylko 9 pracowników. Nie musi więc wpisywać ustawy o zwolnieniach grupowych jako podstawy likwidacji stanowiska menedżera do spraw marketingu.

Rozporządzenie urlopowe w § 1 ust. 1 pkt 2 nakazuje wykazać dane dotyczące urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Odpowiada to pkt 4 wzoru świadectwa. Sformułowanie, którego w świadectwie pracy użył czytelnik, że jego pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w przysługującym mu wymiarze, nic nie mówi kolejnemu pracodawcy.

Jego dotychczasowy szef powinien więc podać w pkt 4.1 wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, który pracownik wykorzystał w 2006 r. Ta informacja ma dotyczyć zarówno urlopu wykorzystanego w naturze, jak i wypłaconego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ponadto ma podać, czy pracownik korzystał w tym czasie z tzw. urlopu na żądanie i ile było tych dni. Przypominamy, że w roku kalendarzowym zatrudniony może mieć tylko 4 takie dni.

W tym punkcie szef może ewentualnie podać, że pracownik wykorzystał też 2 dni urlopu okolicznościowego, który przysługiwał pracownikom tej firmy na podstawie wewnętrznego regulaminu. Ta informacja nie ma jednak znaczenia dla kolejnego zatrudniającego tego pracownika, bo obowiązują go tylko powszechne przepisy. A te dopuszczają jedynie udzielenie 26 dni wypoczynku pracownikowi z co najmniej 10-letnim stażem pracy.

Gdyby jednak zdążył, to słusznie mógłby domagać się uwzględnienia okresów nieskładkowych w pkt 10 świadectwa pracy. Określa je art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.), a są one uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Pracodawca wykazuje więc wszystkie takie okresy, które wystąpiły w trakcie trwania stosunku pracy. Bez znaczenia przy tym jest to, czy było wypłacane wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, czy był to wypłacany zasiłek chorobowy z ZUS.

- wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,

- podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,

- liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

- wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego dodatkowego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,

- należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,

- okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,

- wykorzystanego urlopu wychowawczego,

- liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie przewidziane w art. 92 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

- wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 k.p. (opieka nad dzieckiem do 14 lat),

- okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 k.p.,

- okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

- okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

- okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

- danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.