Nie zawsze za zmianę terminu urlopu płaci szef

- Ustaliłam z pracodawcą termin mojego dwutygodniowego urlopu. Na ten okres wykupiłam w biurze podróży wycieczkę zagraniczną. Na kilka dni przed rozpoczęciem wakacji pracodawca poinformował mnie, że zmienił zdanie i teraz nie będę mogła na nie jechać. W takiej sytuacji stracę 80 proc. wpłaconej ceny za wycieczkę. Czy pracodawca ma obowiązek zwrócić mi tę kwotę?

– pyta czytelniczka.

Tak, pracodawca powinien zwrócić koszty poniesione przez pracownika w związku z rezygnacją z wycieczki spowodowaną zmianą terminu urlopu. Pracownik musi udokumentować poniesione straty.

Ważny powód

Na podstawie art. 164 kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie daty wakacji jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Należy jednak zwrócić uwagę, że brakuje tutaj regulacji określającej obowiązek zwrotu kosztów pracownikowi, które poniesie w związku ze zmianą daty wyjazdu.

Tymczasem przepisy dotyczące odwołania z urlopu wyraźnie wskazują, że szef musi pokryć koszty poniesione przez podwładnego w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 k.p.).

W praktyce przyjmuje się, że na zasadzie analogii dopuszczalne jest stosowanie art. 167 § 2 k.p. również w razie przesunięcia terminu urlopu. To stanowisko potwierdza zasada wyrażona w art. 117 § 2 k.p. – pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy.

Umowy z biurami podróży z zasady precyzyjnie wskazują, jaka część opłaty za wycieczkę nie podlega zwrotowi w razie odwołania wyjazdu przez turystę. Najczęściej taka kwota jest związana z datą rezygnacji – tuż przed wyjazdem płaci się najwięcej. Nie ulega wątpliwości, że koszty poniesione przez pracownika powinien pokryć w tym wypadku pracodawca.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że pracodawca często nie wie, jak podwładny zamierza spędzić urlop. Przykładowo jeden wyjedzie za granicę na wycieczkę, inny spędza wolny czas na działce. W tym pierwszym wypadku koszty zmiany terminu urlopu mogą być znaczne, w tym drugim pracodawca nie będzie musiał sięgać do kieszeni.

Niewątpliwie w wielu sytuacjach to czynnik ekonomiczny przesądzi o tym, czy szef ostatecznie zdecyduje się przenieść urlop pracownika na inny termin. Niezwykle ważne jest więc, aby podwładny, który otrzymał informację o przeniesieniu wakacji, poinformował szefa, że rezygnacja z wykupionej wycieczki wiąże się z określonymi kosztami, co niekiedy wpłynie na zmianę decyzji pracodawcy.

Przykład

Pan Eryk jest kierowcą w hurtowni artykułów biurowych. Ustalił z pracodawcą termin urlopu od 1 do 13 czerwca 2011 i na ten okres wykupił wycieczkę do Portugalii za 5000 zł. 25 maja drugi z kierowców firmy miał wypadek, szef poinformował pana Eryka o przesunięciu urlopu.

Zgodnie z umową z biurem turystycznym rezygnacja z wycieczki w tym momencie wiązałaby się ze stratą 4500 zł. Pan Eryk poinformował o tym szefa i ten postanowił, że na czas jego wakacji skorzysta z usług osoby zatrudnionej na umowę-zlecenie, której wynagrodzenie za dwa tygodnie pracy wyniesie 1500 zł.

Kosztowna rodzina i odmowa podwładnego

Choć przepisy wyraźnie na to nie wskazują, pracownik nie może zwlekać z poinformowaniem pracodawcy o ewentualnych stratach. Jeżeli tak się stanie, w toku sporu sądowego pracodawca będzie skutecznie podnosił, że podwładny nie wspominał mu o jakichkolwiek opłatach związanych z przesunięciem wakacji.

Dlatego warto postarać się o to, aby informacja o potencjalnych kosztach była jak najszybsza i pisemna. W ten sposób uniknie się wątpliwości co do jej przekazania.

Jak widać, problemów nastręcza sytuacja dotycząca pracownika, który wykupił wycieczkę indywidualną. Co zatem z osobami, które zaplanowały wyjazd z małżonkiem i dziećmi? Czy w takim wypadku pracodawca musi rekompensować odwołanie wyjazdu dla wszystkich tych osób? Nie zawsze.

Przykład

Pan Jarosław wykupił wyjazd do Tunezji dla siebie i 10-letniego syna. Przesunięcie urlopu powoduje rezygnację z wyjazdu dla obu tych osób.

Samodzielny wyjazd syna jest niemożliwy, więc pracownik może domagać się kosztów związanych ze swoją rezygnacją i zakupem wakacji dla dziecka.

Przykład

Pracownik opłacił wycieczkę dokoła Włoch, na którą planował wybrać się z żoną i dwójką dzieci.

Przesunięcie terminu urlopu będzie powodowało konieczność poniesienia kosztów rezygnacji, ale tylko dla pracownika. Nic bowiem nie stoi na przeszkodzie, aby pozostałe osoby wykorzystały usługę.

Należy jednak podkreślić, że pracownik nie musi godzić się na to, aby przełożyć termin wykupionej wycieczki (zamiast z niej rezygnować), a tym samym minimalizować koszty, które ostatecznie poniesie pracodawca.

Przykładowo zwiedzanie Francji w listopadzie nie zawsze będzie tak atrakcyjne, jak we wrześniu. Tu decydują względy subiektywne. Podwładny powinien jednak minimalizować koszty w sensie obiektywnym.

Przykład

Umowa z biurem podróży stanowi, że w razie rezygnacji na 14 dni przed wyjazdem przepada połowa ceny, ale rezygnacja po tym terminie to już strata 75 proc.

Jeżeli pracownik dowie się o przesunięciu urlopu na 20 dni przed wyjazdem, powinien niezwłocznie zawiadomić o tym organizatora.

Jeśli tego nie uczyni i wybierze się do sprzedawcy wycieczki na dziesięć dni przed wyjazdem, to pracodawca i tak będzie musiał zwrócić tylko 50 proc.

Autor jest adwokatem, współpracuje z Legal & Strategic Support Team lsst.pl

Czytaj również:

Zobacz serwis:

Urlop wypoczynkowy » Odwołanie, przerwanie, przesunięcie urlopu