Inspektorom pracy wolno przeprowadzić kontrolę bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy. W praktyce rzadko jednak z tego korzystają. Wolą ustalić z pracodawcą termin, aby po pierwsze zakład był czynny, a po drugie aby zastać w nim osobę, która udostępni wizytatorowi żądane przez niego dokumenty. Aby usprawnić prowadzenie kontroli i zebrać wiedzę o stanie przestrzegania prawa w firmie, ustawodawca przyznał inspektorom wiele uprawnień. Mogą więc zaglądać do dokumentów czy pomieszczeń zakładu, fotografować czy filmować przebieg kontroli.

Celem kontroli jest ustalenie stanu faktycznego oraz jego udokumentowanie (art. 21 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 404 ze zm., dalej ustawa o PIP). Do wykonania przez inspektora tego zadania ustawa o PIP dała mu uprawnienia wymienione w art. 23 ust. 1.

Badacz wszędobylski...

Przed inspektorem nie ma zamkniętych drzwi, ma on prawo swobodnego wstępu na teren zakładu pracy oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotów kontrolowanych. To oznacza, że może zlustrować cały zakład, a więc również pomieszczenia, w których pracownicy nie świadczą stale pracy, a jedynie wykonują sporadyczne czynności, np. magazyny znajdujące się w piwnicy lub na strychu firmy.

Uwaga! Nawet jeśli w zakładzie obowiązują przepustki lub pracownicy poddawani są rewizjom osobistym, rygory te nie dotyczą inspektora pracy.

Oczywiście kontrolujący może też dokonywać oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy.

...i dociekliwy...

Żadna kontrola nie obywa się jednak bez wglądu w papiery. Dlatego ustawa o PIP gwarantuje inspektorom dostęp do dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego. Bezdyskusyjnie dokumenty odgrywają jednak największą rolę w kontrolach poświęconych prawnej ochronie pracy (np. czasu pracy, wynagrodzeń, urlopów). W związku z tym ustawa o PIP umożliwia inspektorom:

Kontroler może zatem domagać się sporządzenia np. pisemnego oświadczenia w interesującej go sprawie będącej przedmiotem kontroli lub wydruku (np. elektronicznie prowadzonej ewidencji czasu pracy, zestawień wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego przez pracowników, listy płac czy potwierdzeń dokonania przelewów). Przy czym dokumenty te inspektor może analizować na miejscu w zakładzie lub poprosić o wykonanie kserokopii (potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu), którą dołączy do protokołu z kontroli. W ten sposób stanie się ona materiałem dowodowym włączonym do dokumentacji z badania.

Przykład

Inspektor kontrolował czas pracy kierowców, rejestrowany za pomocą tarczek z tachografu. Ponieważ analiza tych dokumentów jest czasochłonna, poprosił o skserowanie wybranych przez siebie wykresówek. Dzięki temu pozostały czas inspektor spędził w siedzibie kontrolowanego na badaniu innych zagadnień, a wielogodzinną analizę tarczek bez przeszkód przeprowadzi w gabinecie w siedzibie PIP. Tym samym nie stresuje nadmiernie pracodawcy swoją długotrwałą obecnością w firmie.

W trakcie wizyty inspektor z pewnością zainteresuje się decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy (np. SANEPiD, Straż Pożarna, Urząd Dozoru Technicznego) oraz ich realizacją. O tym, że zakład był kontrolowany przez inny organ, inspektor pracy dowie się z tzw. książki kontroli. Muszą ją mieć wszyscy przedsiębiorcy (art. 81 ust. 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 672 ze zm.). Jeśli zatem dokonując wpisu o rozpoczęciu badania, inspektor zauważy, że przed nim była przeprowadzana inna kontrola, niewykluczone, że zainteresuje się również tym, czy zrealizowane zostały wydane w jej efekcie zalecenia pokontrolne.

Uwaga! Jeśli stwierdzi, że ich nie wykonano, inspektor nie przymusi pracodawcy do ich wykonania, ale ma obowiązek poinformować o tym właściwy organ.

...w roli śledczego

Sam dostęp do pomieszczeń i dokumentów nie zawsze pozwoli dokładnie poznać sytuację w firmie. Dlatego inspektorowi wolno żądać od pracodawcy pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą. Może się ich także domagać od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione, albo które wykonują lub wykonywały pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą. Ma prawo też wzywać i przesłuchiwać te osoby w związku z toczącą się kontrolą.

Przykład

Inspektor przeprowadzał kontrolę z powodu dyskryminacji pani Joanny – księgowej. Na podstawie dokumentów w aktach osobowych porównał jej kwalifikacje i staż pracy z innymi księgowymi oraz wysokość otrzymywanego przez nie wynagrodzenia. Analiza wykazała, że pani Joanna otrzymywała niższe wynagrodzenie niż pozostałe księgowe, choć miała podobne lub wyższe kwalifikacje i lata pracy. Aby wyjaśnić przyczyny, inspektor przesłuchał w tej sprawie pracodawcę, inne księgowe oraz główną księgową, przełożoną pani Joanny.

Do zadań specjalnych

Podane sposoby działania zwykle wystarczają inspektorom do przeprowadzenia zwykłych, rutynowych kontroli z zakresu prawnej ochrony pracy lub bhp. Czasem jednak kontrolujący muszą użyć kolejnego swojego uprawnienia, jakim jest możliwość utrwalania przebiegu i wyników oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy za pomocą aparatury i środków technicznych służących do zapisania obrazu lub dźwięku. Najczęściej wykorzystuje się je przy tzw. kontrolach technicznych, tj. dotyczących technicznego bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wypadków. Wtedy jest to bowiem często jedyny dowód tego, jaki stan faktyczny inspektor zastał w trakcie prowadzanej przez siebie kontroli.

Przykład

Inspektor wybrał się na kontrolę budowy. Zbliżając się do ogrodzenia jej placu zauważył, że robotnicy pracujący na wysokości nie używają kasków. Zrobił kilka zdjęć, po czym wkroczył na teren budowy, aby skierować pracowników do innych prac do czasu wyposażenia ich w środki ochrony osobistej (tj. kaski). Kiedy tylko inspektor przedstawił się przy wejściu na plac budowy, majster natychmiast dyskretnie przekazał tę informację robotnikom świadczącym pracę na wysokości, którzy od razu opuścili swoje stanowiska i zeszli na ziemię. Gdyby więc inspektor nie zrobił w porę fotografii, nie byłby w stanie udowodnić pracodawcy, że na prowadzonej przez niego budowie nie przestrzega się przepisów bezpieczeństwa.

Zdjęcia wykonane przez inspektora w trakcie kontroli stanowią załącznik do protokołu z kontroli (są jego integralną częścią) i mogą być dowodem w postępowaniu sądowym, wszczętym na wniosek wizytatora o ukaranie osoby winnej tych naruszeń za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Z całą pewnością jednak zwyczajne środki dowodowe, czyli oględziny pomieszczeń lub dokumentów, nie wystarczą przy badaniu dotyczącym legalności zatrudnienia. To właśnie w takich kontrolach inspektorzy najczęściej utrwalają ich przebieg za pomocą zdjęć, a nawet filmów. Tutaj bowiem ta forma stanowi najpewniejszy dowód potwierdzający, że w dniu kontroli świadczyło pracę więcej osób niż oficjalnie zatrudnia pracodawca.

Przykład

Inspektor pracy zamierzał skontrolować warunki bhp na budowie. Zbliżając się do ogrodzenia okalającego jej teren zrobił kilka zdjęć 5 osobom, układającym cegły. Oczywiście kiedy tylko inspektor przedstawił się nadzorującemu pracę majstrowi i wyjawił zakres kontroli, murarze rozpierzchli się. Inspektor poinformował przełożonego o tym, co widział przed wejściem i zażądał wylegitymowania wszystkich osób pracujących na terenie budowy. Majster przywołał murarzy, których stawiło się zaledwie trzech. Inspektor pokazał zrobione zdjęcia i wówczas majster wyznał, że pozostałe dwie osoby to pracujący na czarno obywatele Ukrainy.

Kontrolujący ma prawo sprawdzać tożsamość i to nie tylko osób wykonujących pracę, ale również przebywających na terenie kontrolowanego, jak i osób korzystających z usług agencji zatrudnienia. Ponadto może te osoby przesłuchiwać i żądać od nich oświadczeń o legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej.

Kto pomoże

W trakcie kontroli inspektora mogą wspomagać biegli i specjaliści. Wezmą oni udział w kontroli na podstawie imiennego upoważnienia, wydanego przez Głównego Inspektora Pracy lub okręgowego inspektora pracy (art. 25 ustawy o PIP).

Dużą wygodę dla kontrolującego stanowi ponadto możliwość skorzystania z akredytowanego laboratorium. Na swój użytek PIP ma takie w sekcji badań środowiska pracy w okręgowym inspektoracie pracy w Gdańsku. Dzięki temu pomorscy inspektorzy mają ułatwione zadanie przy kontrolach dotyczących czynników szkodliwych w środowisku pracy.

Przykład

Inspektor pracy z Gdyni kontrolował firmę, w której około 50 pracowników pracowało w jednej hali (tzw. open-space). Osoby, których biurka znajdowały się w pobliżu okien, miały dostateczne oświetlenie, ale inspektor miał wątpliwości, czy warunek ten jest też spełniony u pracujących w głębi pomieszczenia. Ponieważ pracodawca nie przeprowadził pomiarów oświetlenia, inspektor wystąpił do PIP-owskiego laboratorium w Gdańsku o ich przygotowanie. Wyniki badań rozwieją wątpliwości kontrolującego co do natężenia światła w tym pomieszczeniu.

Autorka jest byłym inspektorem pracy, aktualnie wspólnikiem w firmie doradczo-szkoleniowej Pogotowie Kadrowe sp.j.

Próbki częściej pobierze oszust

Spośród przysługujących uprawnień inspektorzy najrzadziej korzystają z pobierania próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą. Zdarza się jednak, że możliwość tę wykorzystują... oszuści, podszywający się pod inspektorów. Dlatego właściciel fabryki porcelany, zanim wręczy np. serwis obiadowy na 12 osób, powinien zastanowić się, czy taka ilość jest jeszcze próbką, a przede wszystkim sprawdzić, z kim ma do czynienia.