Nie ma mowy o takim tempie wprowadzenia zmian, jeśli z obowiązującego w zakładzie regulaminu pracy wynikają inne sposoby potwierdzania obecności i aktywności zawodowej personelu.
Gdy dotychczas funkcjonował system podpisywania się pracowników na liście lub inny sposobu poświadczania obecności po przybyciu do zakładu, to aby zastąpiła go elektroniczna karta wejściowa, trzeba spełnić kilka warunków. A i tak nie jest to metoda doskonała.
W regulaminie lub informacji
Pracodawca musi poinformować podwładnego o przyjętym w zakładzie sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Zazwyczaj u zatrudniających powyżej 20 osób wynika to z układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy. Taki obowiązek nakłada art. 104 § 2 kodeksu pracy. Jeśli w firmie nie ma takich przepisów wewnętrznych, szef powiadamia o tym w dowolny sposób, ale z zachowaniem formy pisemnej wskazanej w art. 29 § 3 pkt 5 k.p.
Jeśli więc chce zmienić sposób potwierdzania wejścia do firmy i obecności w pracy, musi przy tym zachować wymaganą procedurę. Ta zaś przy regulaminie pracy nie jest ani tak prosta, ani tak szybka, żeby nowe postanowienia zaczęły działać z dnia na dzień.
Po pierwsze, w zakładach, gdzie działają związki zawodowe, przy jego ustaleniu konieczna jest współpraca z nimi i uzgodnienia (art. 104
2
k.p.). Taki sam tryb obowiązuje także przy zmianach tych regulacji. A to oznacza, że gdy np. w firmie działa jedna organizacja, to w razie rozbieżnych stanowisk jej i pracodawcy co do treści regulaminu, trzeba ustalić termin prowadzonych uzgodnień. A to może blokować wprowadzenie tego aktu (czy jego zmienionych postanowień) w życie.
W tym wypadku należy posiłkować się art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.). Z niego wynika, że po przedstawieniu projektu zmiany regulaminu pracy przez pracodawcę związek ma 30 dni (licząc od podania projektu), aby zająć stanowisko w sprawie jego treści. Jeśli się w tym czasie nie wypowie, szef może samodzielnie wprowadzić regulamin.
Po drugie, nawet gdyby tak się stało, to zmiana nie zacznie obowiązywać natychmiast. Zgodnie z art. 104
3
§ 1 k.p. zarówno regulamin pracy, jak i jego nowe postanowienia wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od podania ich do wiadomości załogi w sposób przyjęty u tego pracodawcy.
Choć ten przepis nie wskazuje, jak liczyć dwutygodniowy termin, należy odwołać się do art. 112 zd. 1 kodeksu cywilnego – termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem terminu, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Natomiast metoda podania do wiadomości załogi jest dowolna. Można go więc np. wywiesić na tablicy ogłoszeń, pozostawić w recepcji, przekazać przez wewnętrzną sieć Intranet czy indywidualnie wręczyć każdemu zatrudnionemu.
Metoda pomocnicza
Samo zapisanie w regulaminie lub w indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia (gdy szef nie ma obowiązku wydawać regulaminu), że karta wejściowa potwierdza obecność w firmie i aktywność zawodową, jeszcze nie wystarczą. Muszą się tam znaleźć zastrzeżenia, że zatrudnieni nie mogą używać cudzych czytników, odstępować własnych czy wchodzić grupowo na jedną kartę.
Ponadto – zdaniem wielu prawników – rejestr z użycia kart wstępu nie zastąpi ewidencji czasu pracy. Ta ostatnia wskazuje na czas przepracowany, a nie tylko spędzony w biurze. A to dwa odrębne pojęcia, które wielu pracodawców utożsamia.
Rejestr wejść i wyjść sporządzony z odczytów karty wstępu nie spełnia wymogów niezbędnych do rzetelnego dokumentowania czasu pracy, np. przypadającego w święta czy w dni wolne od zadań. Ewidencja powinna też zawierać informacje m.in. o pracy w porze nocnej, zwolnieniach od pracy oraz wskazywać, czy nieobecność w pracy była usprawiedliwiona. Takich danych nie da się ustalić z czytnika. Zazwyczaj wprowadza je dział kadr.
Zapis z rejestratorów może jednak pełnić rolę pomocniczą i służyć jako dowód w sporze np. o nadgodziny czy dotyczącym zwolnienia z powodu samowolnego opuszczania przez podwładnego miejsca pracy.
W obie strony
Niewykluczone, że taka metoda rejestracji czasu pracy uderzy też w zatrudniającego. Podobnie będzie z loginami komputerowymi czy telefonicznymi. Wystarczy, że zaledwie kilka osób jednego dnia wcześniej przyjdzie do pracy lub z niej wyjdzie o kilkanaście minut później.
W przeszłości przekonał się o tym pewien bank, w którym inspektor pracy nakazał zapłacić podwładnym za nadgodziny, biorąc za podstawę czasu pracy moment logowania i wylogowania personelu z systemu informatycznego.
Pracownicy robili to tuż po przyjściu do banku, niekiedy na pół godziny przed otwarciem placówki dla klientów, co inspektor uznał za start ich pracy (a więc nadgodziny), a czas wylogowania przypadał także po załatwieniu ostatnich interesantów. Bank zapłacił, choć pracownicy zgodnie oświadczyli, że żadnych nadgodzin nie było, a logowanie zaraz po pojawieniu się przy biurku było standardem. To cena elektroniki, o której wiele firm przekonuje się dopiero przed sądem.
Grzegorz Orłowski, radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak, daje też przykład sieci handlowej, w której przed dziesięciu laty wprowadzono karty wstępu i zapisano w regulaminie, że rejestruje się na nich czas pracy.
Spowodowało to potężne kłopoty, bo personel na ogół wcześniej przychodził do pracy (w zależności od komunikacji czy przyzwyczajeń) i inspektor pracy wydał nakaz, aby w związku z tym zapłacić za nadgodziny za cały czas zarejestrowanej obecności. Pracodawca odmówił i przed sądem wygrał. Sieć zmieniła regulamin i zapisała w nim, że jest to system potwierdzania obecności w firmie, a nie pomiaru rzeczywistego czasu pracy.
Grzegorz Orłowski radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak
Komentuje Grzegorz Orłowski, radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak
Coraz częściej dostępu do zakładów pracy bronią drzwi otwierane za pomocą unikalnego kodu, przypisanego każdemu pracownikowi lub specjalnych kart elektronicznych. Odblokowują wejścia do pomieszczeń na różnych piętrach czy przejściach, umożliwiają też uruchomienie drukarki, kserokopiarki czy faksu. Pozwalają wjechać do garażu czy zaktywować stacjonarny telefon na biurku.
Aby jednak taki system umożliwiał pomiar godzin zadań służbowych, musi to robić w sposób nie budzący wątpliwości ani szefów, ani podwładnych. Pracodawca ma bowiem obowiązek prowadzić rzetelną ewidencję czasu pracy, ale swobodnie może do tego dobierać narzędzia.
Jeżeli stosowane przez niego sposoby ustalania rzeczywistych godzin aktywności zawodowej nie naruszają praw pracowniczych (np. prawa do prywatności), to nie ma powodów do wszczynania alarmu.
