Przepisy kodeksu pracy przewidują wiele udogodnień, gdy te same strony ponownie zawrą umowę bezpośrednio lub niedługo po zakończeniu poprzedniej. Jeśli po przerwie nie dłuższej niż 30-dniowa pracodawca przyjmie ponownie pracownika na to samo stanowisko lub o takich samych warunkach, nie ma konieczności ponawiać badań wstępnych (art. 229 § 1 k.p.). Dodatkowo bezpośrednie powierzenie pracy na tym samym stanowisku zwalnia też od wstępnego szkolenia BHP (art. 237
3
§ 2 k.p.). Strony kontraktu nawiązanego bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniego mogą zamienić ekwiwalent za urlop na dni wolne do wykorzystania podczas kolejnego zatrudnienia (art. 171 § 3 k.p.). Pracodawca nie musi ponadto wydawać świadectwa pracy na potwierdzenie zakończonego zatrudnienia, lecz wydać później jedno zbiorcze.
Nie wprowadzono natomiast żadnych szczególnych zasad prowadzenia akt osobowych w razie ponowienia kontraktu między tymi samymi stronami. Takich regulacji nie zawiera ani kodeks pracy, ani rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Analiza przepisów prowadzi do wniosku, że istotna jest jedynie poprawna zawartość teczek. Natomiast to szef decyduje, czy przy ponownym zatrudnieniu prowadzić nowe czy dotychczasowe akta. Oba rozwiązania mają zarówno wady, jak i zalety.
Wariant 1. Założenie nowej teczki
Założenie nowej teczki podwładnemu kontynuującemu zatrudnienie oznacza konieczność ponownego zgromadzenia dokumentów wymaganych w części A. Kadrowiec przełoży więc z dotychczasowej teczki świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, uprawnienia niepełnosprawnych itp. Z poprzednich akt można też wyjąć kwestionariusz, sprawdzając jego aktualność.
