Przepisy kodeksu pracy przewidują wiele udogodnień, gdy te same strony ponownie zawrą umowę bezpośrednio lub niedługo po zakończeniu poprzedniej. Jeśli po przerwie nie dłuższej niż 30-dniowa pracodawca przyjmie ponownie pracownika na to samo stanowisko lub o takich samych warunkach, nie ma konieczności ponawiać badań wstępnych (art. 229 § 1 k.p.). Dodatkowo bezpośrednie powierzenie pracy na tym samym stanowisku zwalnia też od wstępnego szkolenia BHP (art. 237

3

§ 2 k.p.). Strony kontraktu nawiązanego bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniego mogą zamienić ekwiwalent za urlop na dni wolne do wykorzystania podczas kolejnego zatrudnienia (art. 171 § 3 k.p.). Pracodawca nie musi ponadto wydawać świadectwa pracy na potwierdzenie zakończonego zatrudnienia, lecz wydać później jedno zbiorcze.

Nie wprowadzono natomiast żadnych szczególnych zasad prowadzenia akt osobowych w razie ponowienia kontraktu między tymi samymi stronami. Takich regulacji nie zawiera ani kodeks pracy, ani rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w  sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Analiza przepisów prowadzi do wniosku, że istotna jest jedynie poprawna zawartość teczek. Natomiast to szef decyduje, czy przy ponownym zatrudnieniu prowadzić nowe czy dotychczasowe akta. Oba rozwiązania mają zarówno wady, jak i zalety.

Wariant 1. Założenie nowej teczki

Założenie nowej teczki podwładnemu kontynuującemu zatrudnienie oznacza konieczność ponownego zgromadzenia dokumentów wymaganych w części A. Kadrowiec przełoży więc z dotychczasowej teczki świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, uprawnienia niepełnosprawnych itp. Z poprzednich akt można też wyjąć kwestionariusz, sprawdzając jego aktualność.

Przesunięciu podlega również część dokumentów z części B. Chodzi tu np. o:

- ?potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, jeżeli nie został on zmieniony,

- ?potwierdzenie zapoznania się z przepisami antydyskryminacyjnymi,

- ?dokumenty dotyczące okresowych szkoleń i badań BHP.

Można także przełożyć oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189

1

k.p., pod warunkiem sprawdzenia jego aktualności.

Oczywiście nie będzie naruszeniem przepisów czy błędem, jeżeli ww. pisma zostaną sporządzone od nowa. Jednak jest to dodatkowa praca prowadząca do wzrostu liczby dokumentów, co może utrudniać późniejsze ich wyszukiwanie.

Niektóre dokumenty należy sporządzić od nowa. Dotyczy to przede wszystkim informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 k.p. W przepisach nie przewidziano bowiem wyjątków dotyczących ponownego zatrudnienia. Podpisuje się też nową umowę o zakazie konkurencji podczas trwania stosunku pracy. Wygasa ona bowiem wraz z jego ustaniem. Wskazane są też nowe wnioski dotyczące zastosowania wobec podwładnego indywidualnego rozkładu czasu pracy lub systemu weekendowego bądź skróconego tygodnia.

Zalety założenia nowych akt

- całkowita aktualność teczki

- przejrzystość akt

Wady założenia nowych akt

- kilka teczek jednego podwładnego

- dodatkowe czynności przełożenia dokumentów

- trudniejsze ustalenie całkowitego stażu pracy w firmie

Wariant 2. Uzupełnianie dokumentów

Ponawiając zatrudnienie, firma może także zdecydować o pozostawieniu dotychczasowej teczki. Należy wówczas zwrócić uwagę, czy dokumenty, np. kwestionariusz, są aktualne. Ponadto, tak samo jak w przypadku zakładania nowych akt, wymagane jest utworzenie nowych dokumentów na zasadach przedstawionych wyżej. Wskutek uzupełnienia teczka etatowca będzie obszerniejsza. Powoduje też zwiększenie ryzyka pomyłek ze względu na pracę z większą liczbą dokumentów. Może np. dojść do sytuacji, gdy pracownik kadr będzie przekonany, że dany dokument jest w teczce, podczas gdy dotyczy on poprzedniego zatrudnienia i nie jest już aktualny.

Z ponownym zatrudnieniem pracownika mamy do czynienia zarówno w razie bezpośredniego zawarcia kolejnej umowy po zakończeniu poprzedniej, jak i w przypadku podpisania umowy po kilkuletniej przerwie. W praktyce w pierwszym przypadku firmy uzupełniają dotychczasowe teczki, natomiast w drugim zakładają nowe z uwagi na mniejszą liczbę aktualnych dokumentów, które można przełożyć.

Zalety uzupełniania akt

- jedna teczka obejmująca całe zatrudnienie

- łatwy przegląd kariery zawodowej w zakładzie

Wady uzupełniania akt

- duża liczba dokumentów w teczce

- ?większe ryzyko pomyłki przy poszukiwaniu dokumentu właściwego dla aktualnego zatrudnienia.